Alle Dokumente in der digitalen Bauakte. Referenzstory Opel Projektbau

Die Zeit schwerer Wäschekörbe voller Ordner und Pläne gehört bei Opel Projektbau der Vergangenheit an. Heute sind die Bauleiter mit iPads auf den Baustellen unterwegs und haben sämtliche Dokumente immer digital zur Hand.

Die Opel Projektbau GmbH plant, baut und verwaltet große Einzelhandelsimmobilien. Zu den Kunden zählen Netto, Penny und Rewe. Das 20-köpfige Team arbeitet in diesen Großprojekten mit zahlreichen Unternehmen - darunter Architekturbüros und Handwerksbetriebe - zusammen. Das bedeutet: viel Kommunikation – und vor allem viele Dokumente: Verträge, Entwürfe, Genehmigungen, Bauanträge, Grundrisse, Pläne, Statik – gerade im Bauwesen fällt eine Vielzahl an teils umfangreichen Dokumenten an.

Mit Akten und Ordnern zur Baustelle

Bevor CenterDevice zum Einsatz kam, waren die Bauleiter mit Unmengen an Papier von Projekt zu Projekt unterwegs. Auf den Baustellen fuhren sie im Kombi vor – im Kofferraum mehrere Kunststoffwannen voller Aktenordner und Baupläne. Das war nicht nur mühsam, sondern oft auch ineffizient, da oft genau die Informationen, die benötigt wurden, fehlten oder Pläne sich zwischenzeitlich geändert hatten.

Die Herausforderung:
Hohe Dynamik im Baugewerbe

• Ständige Änderungen z.B. an Bauausführungsplänen
• Große Informationsfülle
• Enormer Abstimmungsaufwand
• Hoher Zeit- und Termindruck
• Starker Kostendruck

„Auf der Baustelle muss man auf alle Fragen und Eventualitäten vorbereitet sein. Früher hatten wir oft zu wenige oder aber veraltete Dokumente dabei. Mit CenterDevice haben wir heute eine zentrale, digitale Ablage, die uns einen standortunabhängigen Zugriff erlaubt und die Zusammenarbeit mit allen Projektbeteiligten vereinfacht.“

Hanspeter Opel, Geschäftsführer Opel Projektbau

Die Lösung:
CenterDevice als DMS für das Bauwesen

Im cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem von CenterDevice legt Opel seit 2016 alle projektbezogenen Dokumente in einer digitalen Bauakte ab. Auch große CAD-Dateien können problemlos verwaltet werden. Ob im Büro oder auf der Baustelle: Alle Beteiligten greifen in Echtzeit auf die aktuellen Daten zu. So werden Missverständnisse oder Fehler vermieden. Lästige Rückfragen im Büro erübrigen sich. Das vereinfacht die Kommunikation in den Großprojekten von Opel enorm. Laut Geschäftsführer Hanspeter Opel handelt es sich bei CenterDevice um „eines der stabilsten Programme, die wir je im Einsatz hatten“.

Digitale Bauakte
mit gleichbleibender Ordnerstruktur

Für eine effiziente Bauabwicklung hat Opel Projektbau eine Struktur ausgearbeitet, die für jedes einzelne Bauprojekt in CenterDevice angelegt wird. Für jedes Projekt existiert eine Sammlung. Diese umfasst folgende Ordner:

• Baustelleninformationen
• Kalkulation
• Kunde
• Mieter
• Planung
• Erschließung
• Gewerke
• Internes
• Bilder / Videos
• Nachkalkulation
• Revision

Bis auf den Planungsordner handelt es sich um Ordner, auf die nur die eigenen Mitarbeitenden Zugriff haben. Der Planungsordner ist hingegen auch für Externe, etwa für Planer, aber auch für den Kunden, freigegeben. Externe Planer können in diesen Ordner ihre neuen Planstände selbständig einstellen.

Einzelne Dokumente können auch über sogenannte externe Links geteilt werden. Dazu ist kein Login der anderen Person nötig. Sie klickt einfach auf den Link und kann das Dokument sehen und herunterladen.
Zu den genannten Ordnern existieren weitere Ebenen an Unterordnern. Diese Flexibilität weiß Opel Projektbau besonders zu schätzen, denn so konnte sich das Bauunternehmen seine individuelle Ablagestruktur schaffen.

Vorteile von CenterDevice für das Bauwesen

• Rechtemanagement: Zugriffsrechte können angefangen bei den Ordnern hin zum einzelnen Dokument individuell eingestellt Zusätzlich können diese Rechte zeitlich limitiert werden, was Opel zum Beispiel in der Angebotsphase nutzt.
• Versionierung: Es wird immer die aktuelle Dokumentenversion Allerdings können auch alte Versionsstände abgerufen werden. Gerade bei den Grundrissen gibt es viele „Evolutionsstufen“. Da ist es sinnvoll, diese auch nachvollziehen zu können. Das ist zum Beispiel von Vorteil, wenn es zu Diskussionen bei der Ausführung kommt.
• Kommentarfunktion: An den Plänen können Kommentare zu Änderungen hinterlegt werden. So können Informationen zu den Planständen einfach an alle Beteiligten verteilt werden.
• Volltextsuche: Da alle Dokumente strukturiert abgelegt sind, lassen sie sich leicht wiederfinden. Dabei kann auch die Volltextsuche (OCR) helfen, die über Stichwörter direkt die richtigen Dokumente findet.
  
  

Raumbücher als QR-Code hinterlegt

Zu den einzelnen Räumen eines Bauvorhabens existieren sogenannte Raumbücher mit genaueren Ausführungsdetails, zum Beispiel zu Maler-, Elektro- oder Fliesenarbeiten. Zu jedem Raumbuch erstellt Opel einen QR-Code. Dieser wird in die Baupläne eingefügt. Zusätzlich wird er ausgedruckt und im betreffenden Raum auf der Baustelle ausgehängt.

Abb.: Grundriss mit QR-Codes zu den einzelnen Raumplänen

„Auch wenn der Handwerker nicht immer an alles gedacht hat – sein Handy hat er immer dabei. Damit kann er den QR-Code zum Raumbuch scannen, in dem sich alle wichtigen Informationen für ihn finden.“

Hanspeter Opel, Geschäftsführer Opel Projektbau

Abb.: Beispiel eines Raumbuchs

Benutzerfreundlicher als die Konkurrenz

Obwohl Opel sehr zufrieden mit CenterDevice war und ist, kam es beinahe zu einem Anbieterwechsel – unfreiwillig. Opel hat vor drei Jahren eine neue Branchensoftware gewählt, die an ein anders DMS-System gekoppelt war. In der täglichen Anwendung zeigte sich jedoch, dass das Konkurrenzsystem im Vergleich zu CenterDevice laut Geschäftsführer Opel „in sich nicht schlüssig“, kompliziert und dazu noch teuer war. Versionierung und externe Links funktionierten nicht zufriedenstellend.

„Es hat keine vier Monate gedauert, dann sind wir wieder zu CenterDevice zurückgekehrt.“

Hanspeter Opel, Geschäftsführer Opel Projektbau

Mittlerweile liegen auch die Eingangsrechnungen in CenterDevice und werden dort revisionssicher gespeichert. Für die Eingangsrechnungen werden externe Links erzeugt, die wiederum in der Branchensoftware eingefügt werden, damit die Rechnungen dort geprüft, freigegeben und weiterverarbeitet werden können.

Fazit:

CenterDevice hat bei Opel Projektbau den Weg zum papierlosen Arbeiten geebnet. In der digitalen Bauakte sind alle wichtigen Pläne, Unterlagen und Dokumente standortunabhängig digital verfügbar und strukturiert abgelegt. CenterDevice funktioniert problemlos mit allen Endgeräten, sei es Smartphone, Tablet, Laptop oder Rechner.

Das sorgt für reibungslose Zusammenarbeit auf der Baustelle und in der Verwaltung. Informationsdefizite und Abstimmungsfehler werden dadurch vermieden. Das wiederum wirkt sich positiv auf Termintreue, Qualitätsvorgaben und damit auf den gesamten Baufortschritt aus.

„Das Bauen als Generalist ist unsere Leidenschaft.“

Die Opel Projektbau GmbH blickt auf eine lange Tradition zurück, die im Jahr 1880 mit einem Maurerbetrieb begann. Heute bietet das Unternehmen alles rund um die Immobilie aus einer Hand - angefangen bei der Grundstücksakquisition über die Planung und Ausführung bis hin zur Immobilienverwaltung.

Opel ist in den Sparten Gewerbebau, Wohnbau, Revitalisierung und Sanierung tätig. Spezialisiert ist der Projektentwickler auf Einzelhandelsimmobilien. Zu den Kunden zählen Discounter wie Netto und Penny sowie Vollsortimenter wie Rewe.

Die Opel Projektbau mit Sitz in Heistenbach in Rheinland-Pfalz beschäftigt 20 Mitarbeitende. Noch heute schaut der 86-jährige Seniorchef Arthur Opel im Unternehmen vorbei, das inzwischen von den Söhnen Dirk und Hanspeter Opel geführt wird. Die Nachfolgegeneration steht schon in den Startlöchern.