Aufbewahrungsfristen für Dokumente

• Was ist zum Thema Aufbewahrungsfristen zu beachten?
• Wer muss archivieren und was muss wie lange archiviert bleiben?
•  Welche Dokumente muss ich aufbewahren?
• Wann ist ein digitales Archiv erlaubt?

Die verbindlichen Richtlinien zur Archivierung finden sich in der Abgabenordnung (AO) und in Handelsgesetzbuch (HGB). Unsere Hilfestellung für Sie ersetzt keine juristische oder rechtliche Beratung, vermittelt Ihnen aber einen guten Überblick für Ihren Alltag.

Wer muss archivieren?

Alle Kaufleute sind nach dem Handelsgesetzbuch (HGB, §257) zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen verpflichtet. Die Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflichten aus steuerlichen Gründen regelt die Abgabenordnung (AO) im Paragraphen 147.

Welche Dokumente muss ich aufbewahren?

Der Gesetzgeber regelt die Archivierungspflicht unmissverständlich: Alle buchungsrelevanten Geschäftsvorgänge müssen archiviert werden und zwar korrekt. Zu diesen Dokumenten zählen Rechnungen, aber auch jegliche geschäftliche Korrespondenz Bestellungen, Aufträge, Rabatt-Verhandlungen, kurz – alles rund um die Rechnungserstellung.

Wie lange muss ich archivieren?

Das Steuerrecht setzt eine zehn- bzw. sechsjährige Archivierungsflicht. 

Für welche Dokumente gilt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist? 

Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Bilanzen und die zum Verständnis erforderlichen Organisations-Unterlagen, Vermerke, Erläuterungen zu Umbuchungen eines Jahresabschlusses, Lageberichte, Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Buchungsbelege sind 10 Jahre lang zu archivieren.

Für welche Dokumente gilt eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist? 

Für empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Kopien abgesandter Briefe und sonstige Unterlagen, soweit sie Bedeutung für die Besteuerung haben, gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren (z. B. Angebote, Bestell- und Auftragsunterlagen, Finanzberichte, Frachtbriefe, Handelsregisterauszüge, Protokolle, Preislisten und Versicherungspolicen).

Wann beginnt die Archivierungspflicht bzw. Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlage erfolgte. 

Gibt es auch für Privatleute eine Pflicht zur Archivierung? 

Aufbewahrungspflichten können auch Privatleute betreffen – Rechnungen, die für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, müssen z. B. zwei Jahre lang aufbewahrt werden: Nach dem „Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit“ kann ein Bußgeld bis zu 500 Euro verhängt werden. Privatpersonen sind auf die Aufbewahrungspflichten mit einem entsprechenden Zusatz in der Rechnung hinzuweisen (z. B. „Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren“.)

Wann muss das Original archiviert werden?

Die Aufbewahrung im Original ist vorgeschrieben für Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse (§257 Abs. 3 S. 1 HGV, §147 Abs. 2 S. 1 AO).

Wann ist ein „digitales Archiv“ erlaubt?

Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen wird einfacher mit einem digitalen Archiv: Eine Wiedergabe auf Bild- oder Datenträger ist erlaubt, sofern den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprochen wird. Eingesetzte Datenverarbeitungs- (DV) und Archivsysteme müssen den Anforderungen der AO (Abgabenordnung), der GoB (Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung) sowie der GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019) in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit genügen. Eine bildlich und inhaltlich übereinstimmende Weitergabe der Daten muss gewährleistet sein. Gleichzeitig müssen die Unterlagen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 AO)

Wo muss aufbewahrt werden? Das besagen Steuerrecht und Handelsgesetzbuch

Grundsätzlich ist aufbewahrungspflichtiges Schriftgut nach steuerlichen Vorschriften (§ 146, Abs. 2 AO) in Deutschland aufzubewahren. Auf schriftlichen Antrag kann die zuständige Finanzbehörde abweichend bewilligen, dass elektronische Bücher und Aufzeichnungen im Ausland geführt und aufbewahrt werden. Entsprechende Voraussetzungen werden in den §§ 90, 93, 97, 140 bis 170 und 200 Abs. 1 und 2 geregelt. Der Datenzugriff muss nach § 147 Absatz 6 vollumfänglich möglich und die Besteuerung darf nicht beeinträchtigt sein.

Das Handelsgesetzbuch gibt keinen Ort vor, fordert aber, dass die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB).

Rechnungen von im Inland ansässigen Unternehmen müssen im Inland aufbewahrt werden. Abweichend davon muss bei elektronisch archivierten Rechnungen die vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet sein.

Was ist ein revisionssicheres Archiv?

Revisionssicheres Archivieren bedeutet: Alle Änderungen müssen dokumentiert werden und nachvollziehbar sein. Eine Versionierung der Dokumente erfüllt diese Anforderung. Versionierung bedeutet: Die Ursprungsdatei bleibt erhalten, für jede Bearbeitung wird eine neue Version abgespeichert. Im Falle einer Prüfung kann ein Bearbeitungsverlauf lückenlos nachvollzogen werden. 

Was bedeutet GoBD und wie stelle ich sicher, dass ich die GoBD erfülle, wenn ich CenterDevice nutze?

Die GoBD-Richtlinien geben vor, dass Dokumente zeitnah, richtig und vollständig erfasst und nachvollziehbar, unveränderbar und auffindbar gespeichert werden müssen. Was das in der Praxis bedeutet und wie Ihr Arbeiten mit CenterDevice diese Anforderungen erfüllt, lesen Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema GoBD-konform arbeiten mit CenterDevice.

Mehr zur elektronischen Archivierung erfahren Sie hier.