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Cathrin Ribbrock 12.04.2022 15:30:00 3 min. Lesezeit

Digitale Dokumente

Seien wir ehrlich, so richtige Begeisterungsstürme löst das Thema “Arbeit mit digitalen Dokumenten” eher nicht aus, oder? 

Im täglichen Arbeitsalltag heißt es nur zu oft:

  • Wo ist die Datei, die ich gerade dringend brauche?
  • Welche der vielen Versionen mit ähnlichem Namen ist jetzt wirklich “die finale” Datei?
  • Warum verstopfen die Dateianhänge meinen Posteingang?
  • Warum geht das nicht alles irgendwie einfacher, besser und schneller?

Wir haben unlängst eine Umfrage durchgeführt und wollten wissen, was die Menschen bei der Arbeit mit Dokumenten denn am meisten nervt. Mit fast 60% wurde “Die ewige Suche nach Dokumenten” am häufigsten genannt.

Die Suche nach digitalen Dokumenten

Diese Antwort hat mich wirklich überrascht: Wenn etwas so banales wie “ein Dokument finden” am meisten nervt: Wie laufen denn die Folgeprozesse ab? Ich kann mir nicht vorstellen, dass – ist das Dokument einmal gefunden – alle weiteren Schritte reibungslos, schnell und einfach ablaufen.

Wäre das der Fall, würden Sie diesen Artikel wahrscheinlich nicht lesen (und ich hätte ihn nie geschrieben).
Was passiert dann also, wenn das Dokument endlich gefunden ist?

Es wird bearbeitet, als “Dokument-Version2” „Dokument_letzte Version“, „Dokument_allerletzte Version“ gespeichert, per E-Mail verschickt, kommt mit Anmerkungen zurück, wird gespeichert, bearbeitet, verschickt. Oder aber sogar direkt in online Tools gemeinschaftlich bearbeitet und die Themen Sicherheit und Datenschutz rutschen ganz schnell in die Vergessenheit. Sie kennen das.

Noch komplizierter wird es, wenn es um Eingangsrechnungen geht. Diese kommen digital an, werden ausgedruckt, gestempelt, in die Unterschriftenmappe gelegt und machen sich dann auf den Weg durchs Unternehmen. Am Ende der Reise werden sie wieder eingescannt und das Papierdokument wandert ins Archiv, wo es für die nächsten 10 Jahre Platz verschwendet.

Probleme bei der Arbeit mit Dokumenten

Sogar moderne Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden ermöglichen von überall zu arbeiten, haben häufig einige große Probleme:

  • Fristen werden verpasst, weil das passende Dokument zu einer Wiedervorlage fehlt.
  • Dokumente per E-Mail zu verteilen ist eine schlechte Idee. Warum das so ist, erkläre ich im Artikel “Warum ich keine Dateinanhänge verschicke und Sie das auch nicht tun sollten” genauer.
  • Sensible Dokumente über Web-Dienste wie WeTransfer und Co. zu versenden widerspricht meistens dem Datenschutz (DSGVO) und den Compliance-Regeln der Unternehmen (wird aber trotzdem gemacht!).
  • Dokumente werden nicht gefunden, weil die Dokumentenablage nicht über Volltextsuche oder Texterkennung verfügt – sofern die Mitarbeitenden denn überhaupt von überall darauf zugreifen können. 

Um Ihnen all das zu ersparen und Orientierung zu bieten, haben wir ein E-Book geschrieben. Darin lernen Sie, worauf es bei einem modernen Dokumentenmanagementsystem wirklich ankommt und welche Funktionen Sie unbedingt brauchen.

Wir zeigen Ihnen ganz konkrete Lösungen für ganz konkrete Fragen, mit denen Sie viele Ihrer wichtigsten Prozesse enorm beschleunigen und dabei Ihre Nerven schonen. Außerdem lernen Sie, welche Anforderungen Sie an die Sicherheit Ihres Dokumentenmanagementsystems stellen sollten.

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Weitere Informationen zu Digitalisierung und digitalen Dokumenten haben wir hier für Sie zusammengestellt.

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Cathrin Ribbrock

Head of Marketing @ CenterDevice GmbH ☁️ Simplify your daily business!