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Cathrin Ribbrock 12.04.2022 16:40:00 16 Min. Lesezeit

Dokumente digitalisieren

Die Belege vom Tanken, die Rechnung für die neuen Büromöbel, die Papierquittungen und Lieferscheine – eine Flut an Papier erreicht uns Tag für Tag im Büro.

Mit einem einfachen Konzept zur Digitalisierung und Archivierung Ihrer Dokumente können Sie das Papier entsorgen und Ihre Dokumente elektronisch in der Cloud speichern

Dokumente digitalisieren

Das ist ziemlich einfach! Sie scannen alles ein, was an Papier-Dokumenten anfällt und eine Software macht die ganze Arbeit im Hintergrund. 
Damit Ihr Archiv den gesetzlichen Vorgaben (GoBD, Revisionssicherheit, etc.) entspricht, sind ein paar Dinge zu beachten. Aber keine Sorge: Wir unterstützen Sie! 

Die Vorteile digitalisierter Dokumente

  • Die Texterkennung erfolgt ganz automatisch, Ihr Scanner braucht keine OCR-Software. 
  • Alle Dokumente sind synchron auf all Ihren Geräten verfügbar – egal ob auf dem Smartphone, Tablet oder Ihrem Rechner.
  • Ihre Dokumente sind sicher archiviert und geschützt vor Veränderungen, und Sie halten die gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung von Dokumenten ein.
  • Die Volltextsuche ist unglaublich schnell. Sie finden jedes Dokument sofort wieder. 
  • Nur ein paar Regeln sollten Sie einhalten, weiter müssen Sie sich keine Gedanken machen, denn die Software legt Ihre Dokumente direkt am richtigen Ort ab. 

Scannen mit dem Handy

Kassenbelege und Quittungen können Sie einfach mit dem Handy scannen. Am Besten machen Sie das direkt, wenn Sie sie erhalten. Nutzen Sie eine externe Scan-App wie z. B. „Swiftscan“ oder greifen Sie auf die integrierte Scan-Funktion der CenterDevice App zurück.

Welche Schritte Sie zum Scannen mit dem Handy durchführen müssen, haben wir hier zusammengestellt: 

Fast jeder hat ihn, diesen Schuhkarton mit gesammelten Belegen – Postwertzeichen, Tankbelege, Büromaterial, Taxiquittungen: „Ablage vorläufig“, Belege rein, Deckel drauf und aus dem Blick. Erst einmal.

Erledigt ist damit nichts, ob monatlich, am Quartals- oder Jahresende – in regelmäßigen Intervallen muss das Belege-Chaos für den Steuerberater aufbereitet werden. Ein Zeitfresser bestenfalls, sofern nicht der Zahn der Zeit am Thermopapier genagt hat. Schlimmstenfalls sind Belege nicht mehr lesbar, und damit nicht mehr erstattungsfähig. 

Mit dem Handy Belege einfach digitalisieren

Mit der CenterDevice-App können Sie Belege sofort scannen, wenn Sie sie erhalten. Nach dem Tanken. Nach dem Essen. Noch im Geschäft oder auf dem Parkplatz. Der beste Zeitpunkt für das Scannen ins digitale Büro ist sofort – direkt, wenn Sie Belege in die Hände bekommen. Sie sparen Zeit und organisieren gleich alles so, wie es sein soll.

Bewirtungsbeleg, Quittung oder Kassenzettel mit dem Handy in die digitale Ablage senden bedeutet weniger Aufwand als ihn zu Hause in den Schuhkarton zu legen. Sie machen noch unterwegs ein Foto  und Ihr Beleg wird sofort korrekt abgelegt: lesbar, auffindbar und schnell für den Steuerberater oder die eigene Buchhaltung organisiert. Ohne Zwischenstation ins Portemonnaie oder in den Schuhkarton.

So geht‘s: Scannen mit dem Smartphone


  • Öffnen Sie die CenterDevice App und klicken Sie auf „Importieren“
  • Wählen Sie „Dokument oder Beleg scannen“ aus.
  • Richten Sie den Beleg aus und machen Sie ein Foto.
  • Kann man alles gut lesen oder ist die Aufnahme verwackelt – Wählen Sie neue Aufnahme? („Neu“) oder „Foto benutzen“?
  • Muss der Beleg gedreht werden oder müssen Ränder abgeschnitten werden? Ganz einfach mit einem Klick.
  • Mit einem Klick auf das Pluszeichen können Sie weitere Seiten hinzufügen. So scannen Sie ganz leicht mehrseitige Dokumente.
  • Standardmäßig heißt Ihr Beleg „New document“(.pdf) – ändern Sie das, wenn Sie möchten, direkt, oder später in der Anwendung. (Sie müssen es nicht, die OCR ist hervorragend!)
  • Nutzen Sie das Label-Symbol, um den Beleg direkt zu verschlagworten
  • Geben Sie den Beleg einer Sammlung frei oder erstellen Sie einen neuen Ordner (z. B. „Buchhaltung“, „Belege Quartal 1“, „Reisekosten“). Das ist ganz einfach: mit „Neuer Ordner“, „Name des Ordners“ vergeben, „Anlegen“ – fertig!

Haben Sie die Zeit gestoppt? Das Scannen mit dem Handy und das Organisieren der Belege in CenterDevice geht wirklich sekundenschnell!
Genauso schnell finden Sie über die Volltextsuche alles, was Sie in CenterDevice ablegen, wieder! Nicht nur Sie, auch Ihr Steuerberater, dem Sie die betreffenden Sammlungen und Ordner freigeben können. 

Scannen mit dem Multifunktionsgerät

Der beste Scanner ist der, den Sie haben. Die meisten Scanner verfügen über die Möglichkeit des E-Mail-Versands. In CenterDevice können Sie eine E-Mail-Adresse für den Scan-Upload generieren. Diese Adresse hinterlegen Sie einfach in Ihrem Multifunktionsgerät, Kopierer oder Scanner und scannen die Dokumente direkt in die Cloud.

Die ganze Arbeit im Hintergrund machen wir: Wir speichern die Dokumente direkt ins Archiv und die Anwendung erkennt den Text Ihrer gescannten Dokumente. Wenn Sie später eine archivierte Rechnung suchen, geben Sie ins Suchfeld ein Wort ein („Schreibtischstuhl“) oder die Rechnungsnummer („RE-6283374“) und wir liefern Ihnen in Sekundenschnelle die gewünschte Rechnung. Dabei ist es egal, ob Sie an Ihrem Rechner sitzen oder unterwegs über Ihr Smartphone auf die Cloud zugreifen. 

Fast jeder Kopierer ist heute ein Multifunktionsgerät und damit auch ein Scanner. Wenn Ihr Scanner oder Kopierer E-Mails versenden kann, dann landen Ihre gescannten Dokumente sogar ganz automatisch dort, wo sie hingehören: In CenterDevice – im PDF-Format, vollständig durchsuchbar, verschlüsselt und GoBD-konform abgelegt.

Wie das funktioniert, erklären wir in dieser kurzen Anleitung:

Erstellen Sie in CenterDevice eine E-Mail-Upload-Adresse für Ihren Scanner. (Schritt für Schritt: E-Mail-Upload-Adresse einrichten)
Sagen Sie CenterDevice, wo Ihre eingescannten Dokumente abgelegt werden sollen. Wenn Sie möchten, können Sie auch Schlagworte vergeben.

Der beste Scanner CenterDevice

Ergebnis: Automatisch erzeugt CenterDevice eine Mail-Upload-Adresse, die Sie nur noch in der Konfiguration Ihres Scanners hinterlegen müssen – fertig!

Sichere E-Mail-Adressen

CenterDevice erstellt ganz sichere E-Mail-Adressen, damit sie keiner erraten kann. Bei fast allen Scannern lassen sich im Adressbuch zusätzlich „sprechende Namen“ (Alias) für die von CenterDevice zugewiesenen Adressen vergeben!

Extra-Tipp: Sie können bis zu 10 Upload-Adressen einrichten! Das bedeutet mehr Produktivität für viele verschiedene Workflow-Szenarien (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, Reisekostenbelege etc).

Sie sehen, es ist ganz einfach. Schnell haben Sie Ihre Dokumente dort, wo sie Ihnen und Ihrem Team wirklich helfen. Ab jetzt im digitalen Büro!

Sind meine gescannten Dokumente sicher?

CenterDevice löst für Sie die Compliance- und Datenschutzanforderungen und hilft Ihnen, so mit Ihren Dokumenten zu arbeiten, wie es der Gesetzgeber vorgibt: GoBD-konform, also unverlierbar unveränderbar und auffindbar (revisionssicher gespeichert und langzeitarchiviert). Das alles erfüllt CenterDevice und ist damit der beste Ort für Ihre Unternehmens-Dokumente.

Nur wenige Lösungsanbieter weltweit genügen ähnlich hohen Sicherheits-Standards: CenterDevice ist testiert nach BSI C5 (Cloud Computing Compliance Controls Catalogue).  

E-Mail-Upload

Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihren Scanner mit CenterDevice verbinden, damit Ihre Dokumente schnell und automatisch OCR-indexiert in unser Cloud-DMS gelangen.

Upload E-Mail-Adresse erstellen

Wählen Sie zunächst in Ihrem CenterDevice-Account unter dem Reiter „Import“ die Option „Upload-E-Mail“ – und schon können Sie die Upload-E-Mail-Adresse(n) erstellen, die Sie mit Ihrem Scanner verbinden möchten. Leiten Sie zum Beispiel Eingangsrechnungen automatisch über eine Mail-Upload-Adresse in eine entsprechende Sammlung.

Upload E-Mail-Adresse einrichten

Upload E-Mail-Adresse einrichten

Vergeben Sie einen Namen für die Adresse, z. B. „Rechnungseingang“, „ER Januar 2020“.
Entscheiden Sie, wie mit jedem über diese Adresse zu scannenden Dokument verfahren wird, es gibt folgende Optionen:

  • nur die Anhänge speichern,
  • die Mail ohne Anhänge speichern,
  • E-Mail-Text und -Anhänge in einzelnen Dateien speichern,
  • die komplette Mail in einer Datei speichern oder
  • die E-Mail in einer Datei und dazu die Anhänge in einzelnen Dateien speichern.

Über die Option „Auswählen“ bestimmen Sie das Ziel (Sammlung oder Ordner), oder erstellen einen neuen Zielordner. Alle über diese Upload-Mailadresse am Scanner eingelesenen Dokumente erhalten automatisch die hier vorgegebenen Schlagwörter.

Upload E-Mail-Adressen verwalten

Upload-E-Mail-Adressen verwalten

Unter „Upload E-Mail“ erscheinen alle angelegten E-Mail-Adressen. Über das erste orangefarbene Icon (, den „Notizblock“) können Sie die E-Mail-Adresse in die Zwischenablage kopieren, um sie im Scanner zu hinterlegen. CenterDevice erzeugt diese Upload-Adresse als kryptische Zahlen-/Zeichenkombination mit der Domain  „@upload.centerdevice.de“. Vereinfachen Sie sich die Arbeit und vergeben Sie einen einprägsamen Namen.

Mit dem Stift-Symbol bearbeiten Sie die Upload-Adresse(n). Achtung: Ein Klick auf das Kreuz im schwarzen Quadrat löscht diese Upload-Adresse!

Anleitungen gängiger Scannerhersteller
zur Einrichtung der Scan-to-E-Mail-Funktion

Brother:
Wie schalte ich die Scan to E-Mail-Server Funktion frei?

Hewlett-Packard:
Einrichten der Funktion „Scannen an E-Mail“ mit integriertem HP Web-Server (EWS)
Einrichten der Funktion „Scannen in Netzwerkordner“ mit integriertem HP Web-Server (EWS)

Konica Minolta:
Anleitung „In E-Mail scannen“

Sharp:
Kurzanleitung (PDF)


Barcode Split

Wenn Sie nicht nur einzelne Dokumente archivieren möchten, sondern direkt einen ganzen Stapel, haben wir für Sie eine hilfreiche Funktion: CenterDevice Barcode-Split. 

Sie kleben auf jede Eingangsrechnung einen Barcode-Aufkleber oder Sie nutzen einen Stempel mit QR- oder Barcode. Dann legen Sie den Stapel auf Ihren Scanner und speichern diesen als eine Datei in CenterDevice. Auch das funktioniert per E-Mail-Upload oder Sie schieben die Datei per Drag and Drop in die Anwendung. Alternativ können Sie auch einen Ordner im Finder bzw Explorer Ihres Rechners festlegen, über den die Dokumente synchronisiert werden. 

In CenterDevice wird diese Datei in Einzeldateien, also viele einzelne Dokumente, aufgeteilt. Bei jedem Barcode erfolgt die Trennung. Die Originaldatei wird anschließend gelöscht. Die einzelnen Rechnungen liegen alle in einer Sammlung, Sie können dort Dokumente archivieren, sie in eine Sammlung verschieben oder einer Archivsammlung hinzufügen.

Das Prinzip Barcode-Split

Die Split-Funktion von CenterDevice nutzt Barcodes, um Dokumente zu trennen. Jedes Mal, wenn CenterDevice in einem eingescannten Dokumentenstapel einen Barcode erkennt, trennt es den Stapel an dieser Stelle in einzelne Dokumente. Alles, was Sie vor dem Scannen tun müssen, ist also, auf der ersten Seite jedes Dokuments ein Barcode-Etikett aufzubringen. Wenn Sie das – z. B. beim Rechnungseingang – routinemäßig tun, dann ist der Scanvorgang für Sie sogar vollautomatisch. Wenn Sie lieber Barcode-Trennblätter verwenden möchten, legen Sie vor jede Rechnung ein Barcode-Trennblatt.

So gehen Sie vor

  • Loggen Sie sich in Ihren CenterDevice-Account ein.
    Falls noch nicht vorhanden, können Sie sich hier einen CenterDevice-Account anlegen (30 Tage können Sie erste Erfahrungen im digitalen Büro sammeln. Der Test endet automatisch.)
  • Falls noch nicht geschehen, richten Sie einmalig den E-Mail-Upload für Ihre Dokumente ein. Wie das geht, haben wir hier ausführlich beschrieben.
  • Kleben Sie einen Barcode auf die erste Seite jeder Rechnung auf.
    Tipp: Wenn Sie das bereits beim Dokumenteneingang tun, sparen Sie sich beim Scannen den Schritt. Oder legen Sie vor jede Rechnung ein Barcode-Trennblatt.
  • Legen Sie den Rechnungsstapel in den Einzug Ihres Scanners, E-Mailadresse auswählen – „Start“ drücken und fertig!

Ergebnis: Der Dokumenten-Stapel wird in einzelne PDFs getrennt und diese werden in der angegebenen Sammlung in CenterDevice gespeichert.

So funktioniert der Barcode-Split-Workflow

Der Dokumentenstapel wird als eine große Datei über E-Mail-Upload in CenterDevice hochgeladen und nach dem Dokumentensplit gelöscht. Die Barcode-Aufkleber bzw. Barcode-Trennblätter markieren die Trennungen einzelner Dokumente in der Zielsammlung. Nach dem Stapel-Split haben alle Dokumente eindeutige Dateinamen mit fortlaufenden Seitenzahlen (Beispiel einer vierseitigen Rechnung: Eingangsrechnung_Mai_2019_009-012, Beispiel für eine einseitige Rechnung: Eingangsrechnung_Mai_2019_015-015).

Warum wird eine Zielsammlung benannt?

Die Zielsammlung ist der Ort in CenterDevice, an dem die PDFs nach dem Split als einzelne Dokumente abgelegt werden. Sie können mehrere Zielsammlungen konfigurieren, z. B. Lieferscheine, Reisekosten, Verträge etc., ganz so, wie es Ihre Arbeit unterstützt.

Dazu richten Sie in CenterDevice einmalig Mail-Upload-Adressen ein, die Sie idealerweise mit Alias-Namen in Ihrem Scanner oder Multifunktionsgerät hinterlegen.
Scannen mit Multifunktiongerät

So kommen Sie an Barcodes

Barcodes können Sie als Etiketten drucken lassen oder zum Beispiel als Druckdatei erwerben.

Sie können sie auch selbst erzeugen z. B. über diesen Link. Manche Barcode-Anbieter sprechen davon, dass ein Scanner für den Einsatz von Barcode-Etiketten „barcodefähig“ sein muss. Vergessen Sie diesen Hinweis. Die Volltext- und Barcode-Erkennung erfolgt direkt in CenterDevice. Sie können zum Barcode-Scannen daher jedes moderne Multifunktionsgerät nutzen. In der Regel werden Sie für das serienweise Digitalisieren ein Gerät mit Einzug bevorzugen.

Barcode oder QR-Code? Egal!

Barcodes und QR-Codes sind in Industrie, Handel und Behörden sehr verbreitet. Für die Split-Funktion ist es egal, welchen Sie verwenden. Teilen Sie uns einfach mit, welchen Barcode oder QR-Code Sie nutzen möchten.

Verfahrensdokumentation

Um Ihre Belege, Rechnungen und andere aufbewahrungspflichtige Dokumente rechtssicher digital zu archivieren, benötigen Sie eine Verfahrensdokumentation. In dieser Verfahrensdokumentation ist hinterlegt, wie Ihr Scanprozess gestaltet ist, und welche Mitarbeiter:innen an welchen Schritten beteiligt sind. 

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD (bis 2015 „GoBS“) dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.

Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Verfahrensdokumentation

 

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Cathrin Ribbrock

Head of Marketing @ CenterDevice GmbH ☁️ Simplify your daily business!