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Cathrin Ribbrock 12.04.2022 10:22:42 4 Min. Lesezeit

Dokumente im Homeoffice

Die aktuelle Situation stellt viele Unternehmen vor die große Herausforderung, den gesamten Betrieb auf Homeoffice umzustellen.
Was aber, wenn weder die IT-Infrastruktur noch die Mitarbeiter wirklich auf die Arbeit im Homeoffice vorbereitet sind?

Auch aus dem Homeoffice müssen Dokumente in Projekten mit anderen geteilt werden, die Anzahl der gesendeten E-Mails steigt ständig, Dokumente werden per E-Mail unverschlüsselt in zig Versionen zwischen Projektmitgliedern rumgeschickt, oder über WeTransfer oder den privaten Dropbox-Account geteilt.

All das mag funktionieren, ist aber weder sicher, noch effizient. Wir von CenterDevice möchten Sie unterstützen und haben ein paar Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie mit CenterDevice schnell starten können.

Ihre Vorteile im Homeoffice

  • CenterDevice ist einfach und schnell eingerichtet. Egal ob 1, 100 oder 1000 Nutzer: CenterDevice ist in wenigen Minuten aufgesetzt und alle können starten – Die einfache VPN-Alternative!
  • CenterDevice ist sicher: Alle Dokumente liegen verschlüsselt in der Cloud
  • Projektteams und -gruppen können schnell eingerichtet werden. Ohne Administrator.
  • Sie haben von überall Zugriff auf Ihre Zentraldokumente: Verträge, Personaldaten oder Bankinformationen: Sie haben Zugriff auf die wichtigen Daten, auch aus dem Homeoffice.

 

Einfach starten

Probieren Sie es einfach aus. Es geht ganz leicht. Sie registrieren sich über die Seite www.centerdevice.de/homeoffice, klicken sich durch die Schritte der Registrierung und können dann direkt starten.


Mitarbeiter hinzufügen

Im nächsten Schritt laden Sie Ihre Mitarbeiter ein. Das können Sie einzeln tun oder alternativ, indem Sie eine csv-Datei mit den E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeiter hochladen.
Sobald die Mitarbeiter eingeladen sind, können Sie mit dem Dateiaustausch starten.

 

Dokumente hochladen

Dokumente können Sie einfach per Drag and Drop in CenterDevice speichern:

 

oder nutzen Sie dazu den CenterDevice Desktop-Client.

Ich persönlich verwende beide Varianten, besonders aber bei der Zusammenarbeit in Projekten ist der Desktop-Client hervorragend, weil ich mich nicht um die Versionierung der Dokumente kümmern muss. Öffnen – bearbeiten – speichern. Fertig. Das Dokument ist automatisch als neue Version in der Cloud gespeichert, die alte Version wird ebenfalls gesichert und ich muss nichts weiter dafür tun.

Struktur anlegen

Mein Kollege Dominik hat ein kleines Video erstellt, in dem er erklärt, wie Sie schnell und einfach eine Sammlungs- und Ordnerstruktur anlegen.

 

Dokumente teilen

Nachdem Sie die Dokumente in CenterDevice hochgeladen haben, können Sie sie teilen. Dabei unterscheiden wir bei CenterDevice zwischen dem Teilen mit Projektmitgliedern – das funktioniert einfach per Mausklick oder Drag and Drop und dem Teilen mit externen Nutzern, die keinen CenterDevice-Zugang haben über einen externen Link.

 

Auch das ist ganz einfach und funktioniert auf Dokumenten-, Order- und Sammlungsebene. Passwortgeschützt, mit Ablaufdatum, im Team oder mit Kunden und Partnern.

 

Versionieren und kommentieren

Homeoffice heißt häufig noch mehr Mails. Wir wollen das ändern.
In CenterDevice können Sie Fragen, Anmerkungen etc. direkt am Dokument speichern. Dabei ist jederzeit ersichtlich, auf welche Version sich der Kommentar bezieht.

Und so funktioniert die Versionierung:

 

Dokumente im Homeoffice

Sie sehen, es ist wirklich einfach. Sie können die Einrichtung einfach selbst erledigen. Ihre Mitarbeiter benötigen für den sicheren und verschlüsselten Dateizugriff nur einen Rechner und Internet.

CenterDevice funktioniert für sehr viele Dateiformate, neben den gebräuchlichen Office-, PDF- und Bilddateien unter anderem auch für Photoshop-Dateien, EPS und Videodateien.

Alle Schritte haben wir Ihnen auch noch einmal komprimiert in einem How-To zusammengefasst: Homeoffice mit CenterDevice

Jetzt sind Sie dran:

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Cathrin Ribbrock

Head of Marketing @ CenterDevice GmbH ☁️ Simplify your daily business!