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Cathrin Ribbrock 14.07.2022 13:50:04 12 Min. Lesezeit

Dokumentenmanagement: Der große DMS Guide

Der große DMS Guide – was Sie wissen müssen

Die Arbeit im Büro war jahrzehntelang durch Papier geprägt: Dokumente wurden durch die Abteilungen gereicht und stapelten sich in Ablagen, Ordnern und Kellerarchiven. Heute findet das Dokumentenmanagement elektronisch statt – in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), das alle zugehörigen Prozesse digitalisiert und vielfach auch automatisiert.

Das erfahren Sie in diesem Artikel

 

Was versteht man unter Dokumentenmanagement (Definition)?

Unter Dokumentenmanagement versteht man die Verwaltung elektronischer Dokumente mit Hilfe von Software. Die dazu verwendete Software bezeichnet man als Dokumentenmanagementsystem oder DMS (von engl. Document Management System), jedoch werden häufig auch die Begriffe DMS-System bzw. DMS-Software verwendet.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Anwender:innen elektronische Dokumente erfassen, verteilen, verwalten und archivieren. Die Software-Lösung dient der Organisation sämtlicher Geschäftsunterlagen im Unternehmen und damit der modernen Dokumentenverwaltung.

Beispiele für Dokumente im Geschäftskontext sind:

  • Belege wie Angebote, Aufträge und Rechnungen
  • Schriftverkehr (Briefe, E-Mails)
  • Verträge
  • Textdokumente und Tabellenkalkulationen
  • Formulare
  • Grafiken, Bilder und Fotos
  • Video- oder Audiodateien


Für wen ist ein Dokumentenmanagementsystem geeignet?

Dokumentenmanagement ist für jede Branche und jede Unternehmensgröße geeignet. Nicht nur große, sondern auch kleine und mittelständische Firmen können dadurch Zeit und Arbeitsaufwand sparen.

Grundsätzlich gilt jedoch: Je mehr Dokumente anfallen und je komplexer die Prozesse sind, desto mehr empfiehlt sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems. Ob sich die Anschaffung lohnt, hängt also weniger von der Unternehmensgröße, sondern eher von der anfallenden Dokumentenmenge und den damit verbundenen Arbeitsabläufen ab.

Ähnliches gilt für das Thema Branchen. Generell lässt sich Dokumentenmanagement-Software branchenübergreifend einsetzen.

Einige DMS Beispiele für unterschiedliche Branchen:

  • Werbung und Kommunikation: Bild- und Grafikdateien
  • Industrie: Geräte- und Maschinenakten mit CAD-Elementen
  • Bauwesen und Immobilien: Bauakten und Immobilienexposés
  • Gesundheitswesen: Versicherten- und Patientenakten


DMS und Digitalisierung: Wie verbreitet ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement wird immer populärer, denn die Abkehr vom Papier in der Verwaltung tritt immer deutlicher zutage. So digitalisiert laut dem „Digital Office Index 2022“ des Bitkom mehr als die Hälfte der Unternehmen den Papiereingang.

Dokumentenmanagement papierlos DMS

Abb.: Einstieg ins Dokumentenmanagement: Mehr als 50 Prozent der Unternehmen digitalisiert den Papiereingang (Bitkom Digital Office Index 2022, S. 29)

Weitere Erkenntnisse der Bitkom-Umfrage unter Unternehmen ab 20 Mitarbeitenden: Acht Prozent der Unternehmen arbeiten komplett papierlos, unter den Großunternehmen sind es sogar 16 Prozent. Außerdem erstellen 7 von 10 Unternehmen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen elektronisch. Der Einsatz von Digital-Office-Systemen, zu denen neben DMS z.B. auch CRM oder ERP zählen, ist deshalb laut Bitkom zum Standard geworden. Dem stetigen Digitalisierungsfortschritt hat dabei die Corona-Pandemie noch einen zusätzlichen Schub verpasst.

 

Dokumentenmanagement mit System: die Vorteile im Überblick

Für den Einsatz einer Dokumentenmanagement-Software als zentrale Ablage sprechen viele Gründe:

  • Senkung der Verwaltungskosten: Durch die Digitalisierung von alltäglichen, dokumentenbasierten Arbeitsabläufen (z.B. digitaler Posteingang) werden administrative Kosten gesenkt.
  • Zeitersparnis durch schnelles Suchen und Finden: Weil jedes Dokument im System zentral gespeichert und mittels Volltextsuche schnell auffindbar ist, das entfällt das langwierige Suchen.
  • Optimierte Geschäftsprozesse: Die Abkehr vom Papier ist die Basis für durchgängig digitale Workflows, die mit den zugehörigen Dokumenten verknüpft werden (z.B. Rechnungen elektronisch archivieren).
  • Mehr Transparenz: Dokumentenbasierte Vorgänge sind dank Dokumentation (z.B. Versionierung) leichter nachvollziehbar.
  • Effizient zusammenarbeiten: Statt Dateien hin- und her zu schicken, arbeiten Mitarbeitende gemeinsam an ein- und demselben digitalen Dokument, das idealerweise versioniert wird. Auch Modelle wie das Home Office lassen sich so einfacher umsetzen.
  • Revisionssichere Archivierung: Sie können die steuerlich relevanten Gesetzesvorgaben für die Archivierung von Dokumenten (z.B. die GoBD) leichter einhalten.
  • Gesetzliche Vorgaben: Aufbewahrungsfristen für Dokumente lassen sich leichter im Auge behalten und die Vorgaben der DSGVO einfacher umsetzen.
  • Höhere Kundenzufriedenheit: Mitarbeitende sind sofort auskunftsfähig, weil alle Informationen im direkten Zugriff haben, was positiv auf den Kundenservice ausstrahlt.
  • Höhere Sicherheit: Durch Rechtekonzept, Authentifizierung und Verschlüsselung kann ein höheres Sicherheitsniveau erreicht werden.
  • Geringere Materialkosten: Kosten für Papier, Drucker, Toner und Archiv entfallen.
  • Platzeinsparung: Weil das physische Archiv durch ein digitales ersetzt wird, sind entsprechende Räumlichkeiten sind nicht mehr notwendig.
  • Umweltschutz: Weltweit wird fast jeder zweite industriell gefällte Baum weltweit zu Papier verarbeitet. Laut WWF lag der Pro-Kopf-Verbrauch von Papier in Deutschland im Jahr 2019 bei 227 Kilogramm und wurde nur von wenigen anderen Ländern übertroffen. Mit Hilfe eines DMS kann der Papierverbrauch reduziert und ein (fast) papierloses Büro erreicht werden.

 

Anwendungsbereiche von Dokumentenmanagement

Dokumente entstehen in vielen Bereichen einer Organisation. Da praktisch jedes Unternehmen mit Dokumenten arbeitet, sind Dokumentenmanagementsysteme in unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen zu finden. Die bevorzugten Einsatzgebiete sind verständlicherweise jene, in denen z.B. viele Verträge, Belege und sonstige Schriftstücke anfallen, wie etwa die Bereiche Personal und HR, Buchhaltung und Controlling sowie die Verwaltung und Bearbeitung von Kundenaufträgen. Grundsätzlich kann Dokumentenmanagement jedoch in jeder Abteilung eingesetzt werden – denn ob Marketing, Produktion oder Geschäftsführung: Mit Dokumenten arbeitet jeder im Unternehmen.

Damit diese im zentralen digitalen DMS abgelegt werden können, sollte es Verbindungen zwischen den dort eingesetzten Systemen und dem DMS geben. Diese Integration erfolgt in der Regel über Schnittstellen.

 

Wie funktionieren Dokumentenmanagementsysteme?

Folgende Schritte durchläuft ein Dokument in der Software:

  • Import in das System (z.B. automatisiert aus einem Vorsystem oder auch manuell per Drag-and-Drop, ggf. Schriftstücke zuvor durch Scannen digitalisieren).
  • Hinzufügen von Metadaten, z.B. Informationen zum Ersteller, zum Erstelldatum oder Schlagwörter (z.B. durch manuelle Verschlagwortung). Metadaten sind in einer Datenbank hinterlegt.
  • Einbindung in bestimmte Workflows (z.B. Prüf- und Freigabe-Workflow bei der Eingangsrechnungsbearbeitung, Vertragsmanagement – siehe auch ECM und Content Services).
  • Revisionssichere Archivierung, durch die sichergestellt wird, dass Dokumente nicht nachträglich manipuliert werden können.

Dank der Netzwerkanbindung des Archivs ist eine problemlose Verteilung der Dokumente in einer Organisation möglich. Dafür halten die Systeme besondere Berechtigungskonzepte bereit, die z.B. das Lesen und Bearbeiten steuern.

Ein Dokument durchläuft üblicherweise die genannten Stadien. Man kann hier auch von einem Dokumenten-Lebenszyklus sprechen. Die passende Software für das Dokumentenmanagement unterstützt sämtliche Stadien dieses Zyklus.

 

Was muss ein Dokumentenmanagementsystem können?

Der Markt für DMS-Systeme ist groß. Wer den DMS Vergleich macht, sollte einige wichtige Funktionen im Auge behalten:

  • Leistungsfähige Suchfunktion: Eine leistungsfähige Volltexterkennung, auch unter dem Begriff OCR-Erkennung (Optical Charakter Recognition) bekannt, ist die Grundlage für schnelles Finden.
  • Versionsverwaltung: Sie bietet Transparenz z.B. über Bearbeitung und Zeitpunkt der Bearbeitung und ermöglich die Wiederherstellung alter Versionen.
  • Berechtigungskonzept für digitales Arbeiten: Festlegung der Lese- und Zugriffsrechte sowie hochsichere Datenräume für besonders vertrauliche Informationen.
  • Digital und mobil: Remote Work ist spätestens seit der Pandemie gang und gäbe. Ein DMS-System sollte deshalb das Arbeiten von überall einfach ermöglichen.
  • Hohe Kompatibilität: Verknüpfung mit anderen Anwendungen etwa durch Schnittstellen zu vorgelagerten (E-Mail-System) bzw. nachgelagerten Systemen (ERP-System).
  • Integration: Oftmals verfügen moderne Systeme über Workflow-Module, welche die Automatisierung von Prozessen unterstützen.
  • Zertifizierung: Externe Zertifikate unterstützen die Vertrauenswürdigkeit des Anbieters insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Informationssicherheit.

 

Welche DMS-Systeme gibt es?

Folgende Arten von DMS-Systemen gibt es:

Open Source DMS: Hierbei handelt es sich um sogenannte freie – also herstellerunabhängige - Software. Der Quelltext von Open Source Software ist öffentlich zugänglich und frei verfügbar und kann somit von Dritten geändert werden. Open Source DMS ist folglich – das nötige IT Know How vorausgesetzt – flexibel anpassbar. Open Source-Anwendungen sind oft kostenfrei bzw. zu geringen Kosten nutzbar.

On Premise DMS: Dieses wird vom Unternehmen auf eigenen Servern vor Ort (engl. „on premise“) selbst betrieben. Die Lizenzen für die Nutzung von On Premise Software sind kostenpflichtig. Es handelt sich hier – im Unterschied zu Open Source – um sogenannten proprietäre Software, also um Anwendungen, deren Anpassbarkeit durch den Anbieter stark eingeschränkt ist.

Cloud DMS (Online DMS): Dieses wird vom Anbieter in der Cloud betrieben. Das Anwenderunternehmen muss somit keine Server dafür vorhalten. Das System wird in diesem Fall als Software-as-a-Service – kurz SaaS – bereitgestellt. Der Anbieter sorgt außerdem für Wartung und Updates. Cloud DMS-Systeme sind kostenpflichtig und werden in der Regel im monatlichen Abonnement („Miete“) bezogen.

 

Was kostet ein DMS?

Die Kosten hängen sehr stark vom Lizenzmodell des Anbieters ab, weshalb pauschale Aussagen schwierig zu treffen sind.

Folgende Faktoren können beim Preis eine Rolle spielen:

Zahl der Lizenzen: Bei hoher Anzahl von Lizenzen können sich Rabatte ergeben. Bisweilen werden auch kostengünstige „Nur-Lesen“-Lizenzen angeboten.

Funktionsumfang: Manchmal gibt es Starter-Pakete mit begrenztem Funktionsumfang.

Speicherkapazität: Manche Anbieter erlauben unbegrenzt viele Anwender im System, jedoch lediglich bis zu einer bestimmten GB-Zahl im Monat. Bei anderen Anbietern ist die Speicherkapazität von der Anzahl der Nutzer im System abhängig. Teilweise ist es möglich zusätzlichen Speicherplatz zu buchen.

Cloud oder On-Premise: Bei einem Cloud DMS sind keine hohe Anfangsinvestitionen nötig, denn auf die Anschaffung einer aufwendigen IT-Infrastruktur kann verzichtet werden. Zudem entfallen die laufenden Betriebskosten. Deshalb liegen die Gesamtkosten von Cloud-Lösungen weit unter denen von gleichwertigen On-Premise-Installationen. Der Preise für CenterDevice zum Beispiel starten bei 8 Euro pro Monat und Nutzer.

 

Was ist der Unterschied zwischen DMS und ECM?

Die Kürzel DMS und ECM werden häufig synonym verwendet, obwohl sie eigentlich voneinander abgegrenzt werden können. DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagement-System, ECM für Enterprise-Content-Management-System. DMS bezieht sich auf die digitale Verwaltung von Dokumenten, während ECM darüber hinaus geht und jeglichen Content miteinbezieht.

Vor allem aber umfasst ECM die Einbettung von Dokumenten in Geschäftsprozesse. ECM-Anwendungen sind deshalb häufig komplexe Systeme, die in größeren Unternehmen und Konzernen eingesetzt werden.

Eine Alternative dazu bietet die Kombination von DMS und Workflow-Automatisierung, die auch als Content Services bezeichnet wird – ein Begriff, den das Analystenhaus Gartner eingeführt hat. Dieses lässt sich auf einzelnen Szenarien wie zum Beispiel die Eingangsrechnungsbearbeitung anwenden und ist der ideale Einstiegspunkt in die digitale Transformation von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU).

 

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Cathrin Ribbrock

Head of Marketing @ CenterDevice GmbH ☁️ Simplify your daily business!