Freigaben, interne und externe Links

An einem typischen Arbeitstag habe ich viel mit Dokumenten zu tun. Präsentationen, Konzepte, PDF-Dateien, Angebote … aber auch mit Video-Dateien und Bildern.
Die einzelnen Dateien teile ich mit meinen Kollegen, verschicke sie an Kunden oder Partner.
Mittlerweile denke ich nicht mehr darüber nach, welcher Weg der beste ist, das geht ganz automatisch.

Wenn Sie gerade erst damit anfangen, Dateien nicht mehr per E-Mail oder FTP zu versenden, möchte ich Ihnen anhand meiner eigenen Workflows mit CenterDevice einige Tipps mitgeben, die den Start erleichtern.

Bestimmt haben Sie schon viele Dateien per E-Mail verschickt. Das geht einfach und schnell. Welche großen Nachteile diese Art des Versands allerdings hat, können Sie hier nachlesen.

Dateien teilen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Dokument mit anderen Personen oder Gruppen zu teilen. Je nach Situation und Rolle der Person ist eine bestimmte Art des Versands am sinnvollsten und einfachsten. Im Folgenden finden Sie eine Auflistung, wann Sie was am besten nutzen:

• Ein einzelnes Dokument soll den Kollegen zur Verfügung gestellt werden: Freigabe von einzelnen Dokumenten
• Sie möchten einen Austausch-Platz (Filesharing-Bereich) erstellen, in dem alle Dokumente zu einem Thema von allen damit beschäftigten Personen bearbeitet und hoch- bzw. runtergeladen werden: Sammlung freigeben
• Sie möchten Ihren Mitarbeitern eine Sammlung mit allgemeinen Infos zum Unternehmen zur Verfügung stellen: Öffentliche Sammlung
• Sie habe Dokumente an Mitarbeiter freigegeben und beziehen sich in einer Nachricht auf das Dokument: Interner Link
• Sie möchte einem Externen eine Datei zukommen lassen: Externer Link auf eine Datei
• Eine ganze Reihe an Dokumenten soll mit Partnern geteilt werden: Externer Link auf eine Sammlung
• Ein Kunde möchte Ihnen Dokumente zur Verfügung stellen: Upload-Link
  
  

Worin besteht der Unterschied zwischen dem Teilen über Freigabe und dem Teilen über externe Links?

Freigaben können nur für Personen erteilt werden, die im gleichen Account registriert sind. Möchten Sie Dokumente also mit Kollegen  aus Ihrem Account teilen, geben Sie diesen die betreffenden Dokumente einfach frei.

Externe Links, nutzen Sie, um einmalig ein Dokument mit einem Externen, z.B. Kunden oder Partner, zu teilen. Um diesen Link zu öffnen und das Dokument herunterzuladen, wird kein Zugang zur Anwendung benötigt.

Externe Links sind also ein guter Ersatz für E-Mail-Anhänge und dazu deutlich sicherer. Der Link verweist direkt auf die Datei und das Dokument wird nicht als Anhang um die Welt geschickt.

Vorteile von Freigaben und Links

• Bearbeiten und teilen funktioniert innerhalb eines Accounts. Sie brauchen Dokumente nicht mehr in Ihr E-Mail-Postfach oder zu einem anderen externen Dienst hochladen.
• Mit wenigen Klicks teilen Sie Dokumente.
• Die Empfänger der Dokumente erhalten Benachrichtigungen, wenn ihnen etwas freigegeben oder eine neue Version hochgeladen wurde. Sie müssen diese also nicht zusätzlich kontaktieren.
• Durch Sammlungen können Sie viele Dateien auf einmal an eine Person, mehrere Nutzer oder eine ganze Gruppe freigeben. Aufwand oder Kapazitätslimits, wie man sie von E-Mail-Postfächern kennt, sind somit kein Thema.
• Durch die Versionierung in CenterDevice verweisen externe Links immer auf die aktuellste Version einer Datei. Alle Beteiligten haben so immer den gleichen Wissenstand.

Anhand unseres Dokumentenmanagementsystems (DMS) CenterDevice zeige ich Ihnen im Folgenden genauer, wie Sie Ihre Dokumente am schnellsten und einfachsten teilen können.

Freigaben von einzelnen Dokumenten

Täglich erstellen Sie neue Dokumente, die Sie mit den Kollegen besprechen oder Ihrem Chef zur Verfügung stellen wollen. Über eine einfache Freigabe per Mausklick oder Drag & Drop spart man sich den Umweg über die E-Mail. Hinzu kommt, dass Sie oder Ihr Kollege dank der Versionierung das Dokument weiter bearbeiten können und alle immer die aktuelle Version sehen.

Für eine Freigabe per Mausklick an eine Person oder Gruppe, klicken Sie auf das „+“ und wählen Sie die Person oder Gruppe aus. Um die Freigabe über Drag & Drop zu erteilen, ziehen Sie das Dokument einfach auf die Person(en) oder Gruppe(n) auf der rechten Seite der Anwendung.

Ein einzelnes Dokument freizugeben macht dann Sinn, wenn sich dieses keinem besonderen Bereich oder Projekt zuordnen lässt.

Wenn Sie ein Dokument haben, das Sie gerne z.B. der Buchhaltung zur Verfügung stellen wollen, ist es einfacher, das Dokument einer Sammlung zuzuordnen und diese freizugeben.

Tipp: Möchten Sie mehrere Dokumente freigeben, die sich keiner Sammlung zuordnen lassen, markieren Sie einfach die entsprechenden Dokumente und geben Sie alle auf einmal z.B. an eine Gruppe frei.

Freigabe von Sammlungen

Sie haben einige Rechnungsbelege, die Sie der Buchhaltung zur Verfügung stellen möchten? Ziehen Sie diese einfach per Drag & Drop in Ihren CenterDevice-Account und anschließend in die Sammlung „Buchhaltung“ oder „Rechnungsbelege“.

Nun können Sie Ihrem Buchhalter die ganze Sammlung freigeben oder – sollten Sie mehrere Kollegen im Rechnungswesen haben –  der Gruppe „Buchhaltung“. Automatisch ist die Sammlung für alle Personen der Gruppe sichtbar.

Sie können wählen, ob Sie die Sammlung per Drag & Drop auf die Gruppe rechts in der Anwendung ziehen oder ob Sie in der Sammlung unter Freigabe die entsprechenden Gruppen oder Personen auswählen. Wenn Sie in Zukunft weitere Belege in die Sammlung hochladen, sind die Dokumente automatisch den Kollegen der Buchhaltung freigegeben.

Wenn Sie die Sammlung vor dem Upload der Dateien auswählen (das erkennen Sie daran, dass der Sammlungsname im Suchfeld erscheint), sind die Dokumente automatisch über die Sammlung freigegeben.

Falls Sie über einen längeren Zeitraum in Projekten mit Kunden oder Partnern arbeiten und Sie regelmäßig Dokumente austauschen müssen, ist es praktisch, die Kunden oder Partner als Gäste oder Externe in Ihren Account einzuladen und eine Sammlung für das Projekt zu erstellen. In diese Sammlung können Sie alle Dokumente hochladen, die das Projekt betreffen. So haben alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf den aktuellsten Stand der relevanten Dokumente.  Falls Sie Rechnungen mit Ihren Kunden sicher über CenterDevice teilen möchten, finden Sie in diesem Blogbeitrag eine Anleitung als Best-Practice.

Wenn ein Kunde kündigt oder ein Mitarbeiter die Abteilung wechselt, ist es dank der Benutzer- und Rechteverwaltung selbstverständlich möglich, die Freigaben wieder zu entziehen.

Soll ein Mitarbeiter auf bestimmte Dokumente keinen Zugriff mehr erhalten, können Sie über den „Freigabe-Reiter“ die Freigaben für Dokumente und Sammlungen entziehen, indem Sie das Häkchen vor dem Namen einfach entfernen.

Scheidet ein Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen aus, können Sie dessen Dateien auf einen anderen Nutzer übertragen und ihn komplett aus dem System löschen. Die Freigaben und externen Links der Dokumente bleiben erhalten!

Achtung: Wenn Sie die Dokumente NICHT übertragen, werden sie zusammen mit dem Nutzer aus der Anwendung gelöscht!

Klicken Sie bei einem Dokument oder einer Sammlung auf „Freigaben“, können Sie jederzeit überprüfen, an wen das Dokument freigegeben wurde und so die Freigaben bequem verwalten.

Sammlungen öffentlich machen

Sie haben eine Sammlung erstellt, die für alle Nutzer in Ihrem Account zugänglich sein soll? Dann müssen Sie diese Sammlung nicht manuell allen Personen oder Gruppen freigeben, sondern können die Sammlung über die Einstellungen öffentlich machen. So kann jeder Mitarbeiter, der die Sammlung gerne sehen möchte, dieser Sammlung beitreten.

Auch Suchen werden über öffentliche Sammlungen ausgeführt. So finden Sie auch Dokumente aus Sammlungen, denen Sie noch nicht beigetreten sind.

Interne Links auf Dokumente oder Sammlungen

Interne Links auf Dokumente oder Sammlungen können Sie erstellen, wenn Sie diese bereits an Personen oder Gruppen freigegeben haben.

Versenden Sie dazu einen Link, der direkt zum Dokument führt.

Externe Links auf Dokumente oder Sammlungen

Sie wollen die Druckdatei für Ihren neuen Flyer an die Druckerei schicken oder einen Prospekt an einen Kunden?

Erzeugen Sie einen externen Link auf das Dokument und versenden Sie ihn z.B. per E-Mail. Hier müssen Sie zwar auch eine E-Mail schreiben, aber Sie schicken nicht die Datei, sondern nur einen Link. Die Vorteile:

• Auch große Dateien (bis 5 GB pro Datei) können Sie einfach versenden
• Eine Versionierung ist auch nach Versenden des Links möglich, der Kunde hat so immer die aktuelle Version des Prospekts über den Link vorliegen
• Sie können den Link individuell schützen über ein Passwort oder die Begrenzung der Downloads. (Mehr zum Schutz Ihres Links)
• Ihre Datei wird verschlüsselt verschickt

Wenn Sie einem Partner oder Kunden mehrere Dokumente zur Verfügung stellen wollen, müssen Sie nicht für jedes einzelne Dokument einen externen Link erstellen, sondern können einen Link auf die gesamte Sammlung erstellen. Vorteil: Der Kunde oder Partner kann sich die gesamte Sammlung mit allen Dokumenten auf einmal herunterladen. Wenn Sie neue Dokumente in die Sammlung hochladen, erhält der Kunde diese Dokumente über den Link ebenfalls.

Upload-Link

Ein Upload-Link ist vergleichbar mit dem externen Link, funktioniert aber andersherum. Nehmen wir an, nicht Sie wollen Dokumente für den Kunden bereitstellen, sondern der Kunde möchte Ihnen z.B. Vertragsunterlagen zukommen lassen oder ein neuer Bewerber seine Bewerbungsunterlagen. Der Bewerber muss seine Unterlagen nicht per E-Mail schicken, sondern kann sie bequem über einen Upload-Link hochladen. Sie haben vorher entschieden in welche Sammlung die Dokumente vom Upload-Link geladen werden. So stehen die Unterlagen pünktlich und richtig adressiert zur Verfügung, unabhängig davon, ob die Personalabteilung besetzt ist. Die Sammlung „Bewerbung XY“ kann den zuständigen Mitarbeitern direkt freigegeben werden und sobald der Bewerber seine Dokumente  hochgeladen hat, können alle  sofort darauf zugreifen, die Unterlagen sichten und direkt kommentieren.

Um den Upload-Link zu erstellen, gehen Sie auf den Reiter „Import“ und klicken links in der Anwendung auf „Upload-Link“, vergeben Sie einen Namen, wählen Sie eine Sammlung und vergeben Sie optional Schlagwörter. Klicken Sie dann auf „Neuen Upload Link erstellen“.

Wie Sie sehen, haben Sie viele verschiedene Möglichkeiten, Dokumente zu teilen. Alle Möglichkeiten lösen das Medium E-Mail-Anhang ab und vereinfachen Ihnen die Arbeit. Für jede Situation kennen Sie nun den einfachsten und schnellsten Weg des Austauschs.