GoBD konform arbeiten

Was bedeutet GoBD-konform?

In der GoBD ist geregelt, welche Prinzipien für die Aufbewahrung und Speicherung von Dokumenten gelten.

Wenn Sie GoBD-konform archivieren möchten, müssen Sie sich an diese Grundsätze halten:
Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung, Vollständigkeit, Einzelaufzeichnungspflicht, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen, Ordnung und Unveränderbarkeit.

Was muss nach GoBD archiviert werden?

In der GoBD finden Sie die Prinzipien, die für die Aufbewahrung und Speicherung von Dokumenten gelten. Die verbindlichen Richtlinien zur Archivierung finden sich in der Abgabenordnung (AO) und in Handelsgesetzbuch (HGB).
Mehr dazu lesen Sie hier: Aufbewahrungsfristen für Dokumente

Wer muss die GoBD anwenden?

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung betreffen jeden, der auf Gewinneinkünfte erzielt, also alle Groß- und Kleinunternehmen sowie alle Selbständigen.

Die GoBD Checkliste

✅ Nachvollziehbarkeit/Nachprüfbarkeit
Die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle sowie das dabei angewandte Buchführungs- und Aufzeichnungsverfahren müssen nachvollziehbar sein. Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (progressive und retrograde Prüfbarkeit).

✅ Einzelaufzeichnungspflicht
Das Gesetz sieht für Kassenaufzeichnungen grundsätzlich die Einzelaufzeichnungspflicht vor. Das bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall (z. B. jede erfasste Einnahme bzw. Ausgabe in der Kasse) einzeln aufzuzeichnen ist. Ausnahmen von diesem Grundsatz werden aus Zumutbarkeitsgründen nur in engen Grenzen, i. d. R. in Verbindung mit einer „offenen Ladenkasse“ zugelassen.

✅ Vollständigkeit
Die Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen, d. h. sämtliche Dokumente zu den Aktivitäten sind zu erfassen und abzulegen.RichtigkeitGeschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen Verhältnissen und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften inhaltlich zutreffend durch Belege abzubilden.LesbarkeitDie Wiedergabe muss mit dem Original bildlich sowie inhaltlich übereinstimmen, wenn diese lesbar gemacht wird (Sichtprüfbarkeit).Maschinelle AuswertbarkeitEine mathematisch-technische Auswertung, die Volltextsuche oder eine Prüfung im weitesten Sinne muss möglich sein.

✅ Zeitgerechte Belegsicherung
Belege sind zeitnah einer Belegsicherung zuzuführen und gegen Verlust zu sichern. Für die Kassenführung schreibt der Gesetzgeber in § 146 Abs. 1 Satz 2 AO eine tägliche Führung der Aufzeichnungen vor.

✅ Ordnung
Geschäftsvorfälle sind systematisch, übersichtlich, eindeutig und identifizierbar festzuhalten.UnveränderbarkeitInformationen, die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden, dürfen nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden, dass deren ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist.

✅ Verfügbarkeit
Die aufbewahrungspflichtigen Daten müssen (über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist) verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können.

✅ Integrität
Unversehrtheit des Inhalts – Inhalte dürfen nicht verändert werden, d. h. ein Überschreiben, bzw. neues Abspeichern/Aktualisieren ist nicht erlaubt.

✅ Authentizität
Echtzeit der Herkunft. Ein Geschäftsvorfall ist einem Verursacher eindeutig zuzuordnen, ein Dokument steht also im Bezug zu einem Geschäftsvorfall bzw. einer Geschäftsbeziehung.VertraulichkeitDer unberechtigte Zugriff – sowohl lesend als auch schreibend – ist zu unterbinden, d. h. es ist sicherzustellen, dass Dokumente nur in die Hände autorisierter Personen gelangen.

Welche Software ist GoBD-komform?

Zur GoBD-konformen Archivierung eignet sich Software, die ein entsprechendes Testat vorweist. CenterDevice hat die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers GmbH (PwC) mit der Prüfung der Software CenterDevice nach IDW PS 880 beauftragt. Die PwC hat ein entsprechendes Softwaretestat erteilt. CenterDevice ermöglicht dem Anwender GoBD-konformes Arbeiten.

Wie erfüllt CenterDevice diese Anforderungen der GoBD?

Mit dem Dokument der Verfahrensdokumentation und der Nutzung von CenterDevice entsprechen Sie den einzelnen Anforderungen des Gesetzgebers. Warum das so ist, und was unser Beitrag zur GoBD-Konformität ist, lesen Sie hier:

Sichere Aufbewahrung                 

• Datenspeicherung auf dedizierten Servern in Deutschland unter deutschem Datenschutzrecht. Belege bleiben über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten.

Unveränderbarkeit, Nachprüfbarkeit

• Ein einmal hochgeladenes Dokument bleibt in CenterDevice im Original erhalten und wird mit vollständiger Versionshistorie gespeichert, frühere Versionen bleiben im Zugriff. 

Unverlierbarkeit, Ordnung, zeitgerechte Belegsicherung

• Durch Berechtigungseinstellungen lässt sich erreichen, dass hochgeladene Dokumente nie mehr gelöscht werden können. Unberechtigtes Löschen ist somit ausgeschlossen.

Einsichtnahme, Vertraulichkeit

• Im Falle von Betriebsprüfungen oder Anfragen der Finanzverwaltung kann der benötigte Zugriff (z. B. lesend, zeitlich beschränkt, passwortgeschützt) schnell gewährt werden.

Nachvollziehbarkeit, Integrität, Authentizität

• Alle Verarbeitungen werden lückenlos in der übersichtlichen Historie am Dokument protokolliert.

Auffindbarkeit, Verfügbarkeit, maschinelle Auswertbarkeit

• Durch eine schnelle Volltextsuche und Filterkriterien ist jedes in CenterDevice gespeicherte Dokument in Sekunden gefunden.

Verfahrensdokumentation

• Die von den GoBD geforderte Verfahrensdokumentation wird von CenterDevice durch Protokollierung aller Bearbeitungen und Berechtigungen unterstützt. 

Eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage finden Sie bei der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.

Mehr zur elektronischen Archivierung finden Sie hier.