Große Dateien verschicken

„Wie bekomme ich meine Daten von A nach B, wenn der Mailserver schon bei 10 MB in die Knie geht?“

Es ist Freitag, früher Nachmittag in Köln.

Das Projekt ist pünktlich fertig geworden. Sie müssen nur schnell noch die Präsentation, den Imagefilm und die Dokumentation den Kolleg:innen in Hamburg zukommen lassen, damit es dort Montag früh direkt weitergehen kann. 

•  Outlook meldet: Die Anlagengröße überschreitet das erlaubte Maximum
• „Undelivered Mail Returned to Sender – Mailbox quota exceeded“: Die Meldung eines Mailer-Daemon. 
• Beim FTP-Upload erhalten Sie die Nachricht: Disc Quota Exceeded 

Freitag Nachmittag, die IT ist schon im Wochenende.

Der Admin nicht mehr erreichbar.
Sie überlegen, ob Sie eine DVD brennen sollen oder die Daten auf einem USB-Stick per Kurier nach Hamburg schicken.
Sie rechnen die Kosten durch. Sie durchsuchen die Schränke nach einem USB-Stick und beschreibbaren DVDs.
In Gedanken sagen Sie schon alle Termine fürs Wochenende ab und sehen sich selbst im Auto auf dem Weg nach Hamburg. 

Die Kolleg:innen sind mittlerweile alle weg. Sie überlegen, ob es nicht einen Clouddienst gibt, über den Sie die Dateien sicher verschicken können, schließlich sind sensible Informationen in der Präsentation enthalten, die Sie nicht einfach so durch die Welt schicken können. Der Gedanke an eine Fahrt nach Hamburg erscheint Ihnen immer realistischer. 

Was tun wenn die Mailbox zu klein ist?

Die Dateien auf mehrere E-Mails verteilen? Das ist nicht praktikabel. Außerdem wissen Sie nicht, welchen Weg die E-Mails nehmen. Werden sie irgendwo gespeichert, gelesen oder vielleicht sogar verändert? 205,6 Milliarden E-Mails werden im Jahr 2015 werden und empfangen! 2019 soll die Zahl auf 236,5 Milliarden ansteigen! (Quelle: Statista) Immer noch haben 1/3 der E-Mails, die Arbeitnehmer in Deutschland verschicken oder empfangen, einen Anhang. (Studie zur Informationsflut 2.0, Mindjet)

• Mailserver in Unternehmen und vor allem auch die (kostenlosen) privaten E-Mail-Anbeiter, haben eine Beschränkung für die Größe von Dateien.
• In der Regel liegt diese Beschränkung zwischen 5 und 20 MB. Verschickt werden E-Mails meistens ungesichert und unverschlüsselt.
• Der Versand von Dateien – egal welcher Größe – per E-Mail sollte also keine Option sein.

Haben Sie in Ihrem Unternehmen einen FTP-Zugang? Können Sie anderen darüber Dateien zur Verfügung stellen und finden Sie das einfach?
Nicht selten werden für Zugang und Bereitstellung die Dienste eines IT-Administrators benötigt. Eventuell müssen Sie Ihrem Kontakt sogar noch telefonisch die Verwendung erklären – nicht jeder hat die notwendigen Kenntnisse.

Große Dateien per Link verschicken

Um große Dateien zu verschicken sollten Sie einen Cloud-Dienst für den Filetransfer nutzen, der einen Link auf eine oder mehrere Dateien generiert, den Sie an Ihre Kontakte schicken können.
Aber vertrauen Sie Ihre Daten nicht einem x-beliebigen Dienst an! Achten Sie auf sicheren Filetransfer und beachten Sie einige Regeln bei der Auswahl eines Cloud-Anbieters.

Die Auswahl von Clouddiensten ist enorm groß, der Funktionsumfang reicht vom einfachen File-Transfer bis zu hochkomplexen Collaboration-Tools und Social Intranets. Bevor Sie sich für einen Dienst entscheiden, sollten Sie genau überprüfen, welchen Weg Ihre Daten nehmen:

• Werden die Daten verschlüsselt übertragen und gespeichert?
• Gibt es ein Limit für die Dateigröße?
• Wo und wie lange liegen die Dateien auf den Servern des Anbieters? Diese Frage ist besonders wichtig, wenn Sie Unternehmensdateien versenden wollen.
• Für eine datenschutzkonforme Nutzung sollten Sie eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (AVV) mit Ihrem Cloudanbieter abschließen.
• Sinnvoll ist es, hier auf einen deutschen Cloudanbieter zurückzugreifen: Neben den Bestimmungen zum deutschen Datenschutz können Sie ihn bei Fragen einfach anrufen.
• Gibt es die Möglichkeit, die Download-Links zu schützen oder zu begrenzen? Beispielsweise durch ein Passwort, die Download-Anzahl oder ein spezifisches Datum?

Eine zuverlässige Cloudsoftware für den einfachen und sicheren Dateiversand:

• bietet genug Speicherplatz – auch für große Dateien (Videos, RAW-Fotos, Präsentationen mit vielen Bildern, …)
• überträgt Ihre Daten verschlüsselt
• speichert Ihre Daten verschlüsselt
• speichert Ihre Daten in Deutschland
• schützt Ihre Downloadlinks, z. B. über Passwörter und Downloadbeschränkungen
• ist einfach und intuitiv zu nutzen

Unsere Empfehlung: Nutzen Sie CenterDevice!

Mit einem Klick erstellen Sie einen Link auf eine Sammlung in CenterDevice und verschicken ihn einfach per E-Mail. Der Empfänger kann direkt auf die Dateien zugreifen.

Übersichtlich aufgelistet mit Dateivorschau, Suchfunktion in Dateiname und -Inhalt, zum Einzel- oder Zip-Download kann der Empfänger die Dateien ansehen und herunterladen.
Auf Wunsch können Sie Ihre Links auch mit einem Kennwort schützen und den Download begrenzen.

Große Dateien verschicken – so funktioniert es:

• Wählen Sie die Sammlung aus, die Sie teilen möchten oder erstellen Sie eine neue.
• Klicken Sie auf das Link-Symbol rechts oben im „Sammlungen-Menü“.
• Wählen Sie die gewünschten Freigabe-Einstellungen aus und klicken Sie auf „In die Zwischenablage kopieren“.

Diesen Link können Sie jetzt per E-Mail verschicken oder in sozialen Netzwerken posten. Enthält eine Sammlung nur Bilder und Fotos, zeigt CenterDevice automatisch eine Vorschau aller Bilder in einer Bildergalerie an.
Wenn Sie den Link aufrufen, können Sie innerhalb der Sammlung suchen, Sie können die Dateien einzeln herunterladen oder alle Dateien auf einmal als ZIP-Datei herunterladen.

Großen Dateien empfangen

Natürlich ist es auch möglich, Dokumente von Kontakten zu empfangen – auch hier ist eine E-Mail nicht optimal.
Erstellen Sie einen Upload-Link und lassen Sie diesen Ihrem Kontakt zukommen. So können einfach Dateien per Drag an Drop an Sie freigegeben werden.

Und wenn Sie doch mal einen Dateianhang erhalten: Schicken Sie die E-Mail einfach an Ihre persönliche Upload-Adresse weiter. Die Dateianhänge werden sicher und durchsuchbar in der deutschen Cloud gespeichert.