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Cathrin Ribbrock 08.07.2022 10:14:00 11 Minuten Lesezeit

Rechnungen elektronisch archivieren

Wie Sie Rechnungen speichern und digital aufbewahren

Rechnungen digital archivieren

Viele Unternehmen haben heutzutage einen großen Teil ihrer Dokumente und Informationen in elektronischer Form. Doch wie soll man diese Dokumente richtig archivieren, damit sie auch langfristig aufbewahrt werden können?

In diesem Ratgeber geben wir Ihnen Tipps, wie Sie Ihre elektronischen Unterlagen richtig archivieren. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Daten auch in Zukunft gut aufbewahrt sind.

Das erfahren Sie in diesem Artikel

Bei der Archivierung elektronischer Rechnungen gibt es einige Dinge zu beachten. Ich habe ihn diesem Artikel für Sie zusammengefasst, worauf Sie achten sollten, wenn Sie Rechnungen elektronisch speichern und archivieren.

Warum Sie Rechnungen digital archivieren sollten

Ein mittelständisches Unternehmen erhält jeden Tag Rechnungen, die über verschiedene Wege ins Unternehmen gelangen. In vielen Fällen werden Rechnungen, die digital eingehen auch 2022 immer noch ausgedruckt und als Papierversion durchs Unternehmen getragen (wortwörtlich!). Gibt es Nachfragen oder Klärungsbedarf, wird per E-Mail oder Telefon nachgefragt. Und natürlich kommt es immer wieder vor, dass Personen im Urlaub oder krank sind, sodass diese Rechnungen dann liegenbleiben, nach der Bearbeitung werden sie in einen Ordner abgeheftet und verbleiben dort für die nächsten 10 Jahre. 

Die Zahlen variieren natürlich, je nachdem, wie groß ein Unternehmen ist und wie effizient in einzelnen Abteilungen gearbeitet wird, aber die durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Rechnung im Unternehmen wird mit 3-4 Tagen angegeben. Eine Verzögerung im Ablauf – etwa durch Krankheit oder Urlaub einer involvierten Person liegt bei 17 Tagen!

Abgesehen davon, dass solche Prozesse unglaublich viel Arbeitszeit und Nerven kosten, entspricht dieses Vorgehen nicht den Anforderungen an die korrekte Archivierung von digitalen Belegen! 

Rechnungen müssen im Original aufbewahrt werden. Das bedeutet, eine Rechnung, die digital ins Unternehmen kommt, muss auch digital archiviert werden, es ist nicht zulässig, einen Ausdruck zu archivieren. Unter welchen Bedingungen Sie allerdings Papierrechnungen digitalisieren und die Originale vernichten dürfen, lesen Sie im Abschnitt 4 “Welche Gesetze gelten für die Digitalisierung von Rechnungen”

Damit Sie effizient arbeiten und Ihre Prozesse schlank halten können, sollten Sie auf die Speicherung von digitalen Rechnungen setzen. Sie können diese digitalen Rechnungen einfach innerhalb Ihres Unternehmens an die zuständigen Personen verteilen, zum Beispiel zur Prüfung und Freigabe und Sie können diese Belege im Anschluss direkt rechtssicher archivieren. 

Welche Aufbewahrungspflicht gilt, wenn Sie Rechnungen digital archivieren

Unter Aufbewahrungspflicht wird die Rechtspflicht verstanden, bestimmte Geschäftsunterlagen zu abgeschlossenen Geschäftsvorgängen für handelsrechtliche oder steuerrechtliche Zwecke geordnet aufzubewahren, damit auf sie bei Bedarf zurückgegriffen werden kann.
Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Aufbewahrungspflicht

Die verbindlichen Richtlinien zur Archivierung finden Sie in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB). Unsere Hilfestellung für Sie ersetzt keine juristische oder rechtliche Beratung. 

Rechnungen haben eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Das gilt sowohl für die Rechnungen, die Ihr Unternehmen erhalten (Eingangsrechnungen), als auch für die Rechnungen, die Ihr Unternehmen selbst ausgestellt (Ausgangsrechnungen) hat. 

Die 10 jährige Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg erstellt wurde, also zum 31.12.

Aufbewahrungsfristen

Sie müssen nicht nur Rechnungen archivieren, sondern auch weitere Dokumente. Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick:

Dokumente

Aufbewahrungsdauer

Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse 10 Jahre
Bilanzen und die zum Verständnis erforderlichen Organisations-Unterlagen 10 Jahre
Vermerke, Erläuterungen zu Umbuchungen eines Jahresabschlusses, Lageberichte 10 Jahre
Eingangs- und Ausgangsrechnungen 10 Jahre
Buchungsbelege 10 Jahre
Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre
Kopien abgesandter Briefe 6 Jahre
sonstige Unterlagen, soweit sie Bedeutung für die Besteuerung haben 6 Jahre


Was passiert, wenn ich die Aufbewahrungspflicht für digitale Rechnungen nicht einhalte?

Als Unternehmer:in sind Sie als steuerpflichtige Person in der Beweispflicht. Wenn Sie gegen die Aufbewahrungspflicht verstoßen, ist das gleichzeitig ein Verstoß gegen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. 

Fehlen aufbewahrungspflichtige Dokumente oder Unterlagen, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlage schätzen (§ 162 AO), das kann für Sie eine weitaus höhere Steuerlast bedeuten. Grundlage für die Schätzung sind branchenspezifischer Vergleichswerte. 

Sanktionen bei der Verletzung der Buchführungspflicht können sein 

  • Verfolgung von Insolvenzstraftaten nach §§ 283 ff. Strafgesetzbuch (StGB),
  • Verfolgung nach den für die jeweiligen Rechtsformen maßgebenden Vorschriften, §§ 399 ff. AktG, § 82 GmbHG, § 147 des Genossenschaftsgesetzes,
  • Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung (wenn Buchführungsunterlagen vernichtet, beschädigt oder den Finanzbehörden im Rahmen der Prüfung für steuerliche Zwecke vorenthalten werden, § 274 StGB) 

Die Verletzung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten kann auch steuerstrafrechtliche oder ordnungswidrigkeitsrechtliche Folgen haben (§§ 370, 378, 379 AO).

Welche Gesetze beim Digitalisieren von Rechnungen gelten

Alle Rechnungen müssen korrekt archiviert werden. Das heißt, wenn Sie eine elektronische Rechnung erhalten, dann müssen Sie sie auch elektronisch archivieren. 

Sie dürfen allerdings Rechnungen, die sie als Papierdokumente erhalten digitalisieren und die Originale vernichten. Die Voraussetzung für die Vernichtung von Papieroriginalen ist die Einhaltung der Vorschriften zur Archivierung kaufmännischer Belege.  (§§ 239 Absatz 4 und 257 Absatz 3 HGB; § 147 Absatz 2 AO)

Wenn die Daten der gescannten Belege gesichert sind, dürfen Sie die originalen Papierrechnungen vernichten. Wichtig ist, dass die digitalen Rechnungen während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeit von 10 Jahren jederzeit zur Verfügung stehen. Sie müssen sofort lesbar sein und Sie müssen sicherstellen, dass die Belege revisionssicher gespeichert sind, das heißt, dass diese weder verändert werden können, noch verloren gehen können. 

Sie dürfen nachdem Sie eine Rechnung digitalisiert haben, nicht mehr zur Papierversion zurückkehren!

Übrigens: Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail erhalten, reicht es aus, wenn Sie nur die Rechnung speichern, die Archivierung der E-Mail ist in diesem Fall nicht notwendig. (Vorausgesetzt natürlich, in der E-Mail stehen keine buchungsrelevanten Informationen!)

GoBD und Verfahrensdokumentation

Für die Archivierung elektronischer Rechnungen gelten die Regelung der GoBD, Sie müssen also auf eine ordnungsgemäße Buchführung achten und müssen die Regeln zur Verfahrensdokumentation einhalten. 

Was ist eine Verfahrensdokumentation gemäß GoBD?

GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD (bis 2015 "GoBS") dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.
Quelle: Wikipedia https://de.wikipedia.org/wiki/Verfahrensdokumentation

Sie beschreiben also in der Verfahrensdokumentation, welche Hard- und Software Sie nutzen, und dokumentieren die Abläufe der einzelnen Schritte. 

  • allgemeinen Beschreibung
  • einer Anwenderdokumentation
  • einer technischen Systemdokumentation und
  • einer Betriebsdokumentation. 

Hier finden Sie ein Muster zur Verfahrensdokumentation: https://www.awv-net.de/upload/pdf/Belegablage_V1_20151026.pdf

Die Anforderungen der GoBD in der Übersicht

  • Sichere Aufbewahrung 
  • Unveränderbarkeit, Nachprüfbarkeit
  • Unverlierbarkeit, Ordnung, zeitgerechte Belegsicherung
  • Einsichtnahme, Vertraulichkeit
  • Nachvollziehbarkeit, Integrität, Authentizität
  • Auffindbarkeit, Verfügbarkeit, maschinelle Auswertbarkeit
  • Verfahrensdokumentation


Wann Sie Originale nicht vernichten dürfen

Für Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse (§257 Abs. 3 S. 1 HGV, §147 Abs. 2 S. 1 AO) ist die Aufbewahrung im Original ist vorgeschrieben. 

Was Sie sonst noch beachten sollten, wenn Sie Rechnungen elektronisch archivieren

Ein paar Dinge sollten Sie auf jeden Fall beachten, wenn Sie Ihre Rechnungen elektronisch archivieren möchten. 

  1. Die Archivierungssoftware
    Die einfache Anschaffung eines Scanners und die Speicherung der elektronischen Rechnungen auf Ihrem Unternehmensserver ist nicht ausreichend für die rechtssicheren Archivierung! Sie benötigen für die rechtssichere Archivierung elektronischer Belege eine geeignete Archivierungssoftware. 

  2. Die Softwaretestate
    Achten Sie darauf, dass die eingesetzte Archivierungssoftware für GoBD konformes Arbeiten testiert ist. Aus dem Testat sollte hervorgehen, dass die eingesetzte Software bei sachgerechter Anwendung eine den GoB beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren entsprechende Belegaufbewahrung ermöglicht.

  3. Der Serverstandort bei Cloudsoftware
    Wenn Sie in der Cloud archivieren wollen, beachten Sie auf jeden Fall den Serverstandort! Für in Deutschland ansässige Unternehmen ist die Speicherung in Deutschland empfohlen. Sollten Sie im EU -Ausland archivieren wollen, benötigen Sie dazu eine Genehmigung. Bei einer Betriebsprüfung muss der Zugriff für die Prüfer jederzeit möglich sein. 

  4. Die Vorgaben der DSGVO
    Archivierte Dokumente können personenbezogene Daten enthalten. Hier sind wiederum bestimmte Vorgaben zu Aufbewahrungs- und Löschfristen zu beachten.

Die wichtigsten Fragen zusammengefasst

Darf ich Papierdokumente nach dem Scannen vernichten?

Unter bestimmten Bedingungen dürfen Sie Ihre gescannten Papierdokumente vernichten.
Diese Bedingungen leiten sich aus den GoBD ab.So dürfen Sie Dokumente, die Sie im Original aufbewahren müssen natürlich nicht vernichten, auch wenn Sie über eine digitale Kopie verfügen. Für das ersetzende Scannen benötigen Sie außerdem eine Verfahrensdokumentation.
Weitere Informationen finden Sie in den GoBD unter Punkt 10.1 Verfahrensdokumentation.

Auf welche Testate sollte ich bei der eingesetzten Software achten?

Achten Sie darauf, dass die eingesetzte Software nach IDW PS 880 testiert ist. Software mit diesem Testat ermöglicht dem Anwender GoBD-konformes Arbeiten

Was passiert, wenn ich die Aufbewahrungspflicht nicht einhalte? 

Wenn Sie der Aufbewahrungspflicht nicht nachkommen, liegt eine Verletzung der Buchführungspflicht vor. Die Konsequenzen finden sich in der Abgabenordnung und im Strafgesetzbuch. So ist das Finanzamt berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. (§162 AO) Im schlimmsten Fall wird der Tatbestand der Steuergefährdung oder der Steuerhinterziehung erfüllt, was zu Geldstrafen oder einer Freiheitsstrafe führen kann. 

Erfahren Sie hier mehr zur elektronischen Archivierung bei CenterDevice.

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Cathrin Ribbrock

Head of Marketing @ CenterDevice GmbH