Rechnungen online verschicken

Tipps zum elektronischen Rechnungsversand

Gerade als Startup oder Neugründer möchte man alles richtig machen und Workflows gleich optimal aufsetzen, das erspart Aufwand, Risiken und Fehler – bestes Beispiel ist die elektronische Rechnungsstellung. Auch als alteingesessener Handwerksbetrieb wollen Sie sicher mit der Zeit gehen und Ihren Kunden mit digitalisierter Rechnungsstellung besten Service bieten.

Lesen Sie in unserem Blogbeitrag, wie Sie rechtssicher elektronische Rechnungen an Kunden verschicken können.

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat der Gesetzgeber die Hürden für elektronische Rechnungen gesenkt. Die zuvor erforderliche „qualifizierte elektronische Signatur“ ist für elektronische Rechnungen seitdem nicht mehr verpflichtend.

Rechnungen online verschicken

Wenn Sie Rechnungen an Ihre Kunden digital versenden, geht das deutlich schneller, als per Post.
Für Sie als Unternehmen bedeutet das: Es kommt schneller zum Rechnungsausgleich – Sie verbessern die Liquidität Ihres Unternehmens.

Viele Menschen möchten auf Papierberge verzichten, das hat zum einen ökologische Gründe, zum anderen praktische: Niemand mag Schuhkarton-Ablagen oder hat Lust lange in Aktenordnern zu stöbern. Deswegen werden es immer mehr Leute, die Rechnungen digitalisieren.
Erleichtern Sie es Ihren Kunden und verschicken Sie direkt elektronische Rechnungen – Ihre Kunden freut es und Sie sparen bares Geld und schonen die Umwelt!

Ihre Vorteile

• Sie sparen Zeit, da der Weg über einen Postdienstleister oder Zustelldienst entfällt.
• Sie müssen die Rechnungen nicht drucken, kuvertieren und frankieren– Sie sparen Material, Porto und Aufwand
• Auf die digitalen Rechnungen können Sie später viel schneller zugreifen

Einige Aspekte gilt es aber auch beim elektronischen Rechnungsversand zu beachten:

Rechtssicherer Rechnungsversand

Um Ihren Kunden Rechnungen digital zur Verfügung zu stellen, benötigen Sie die Einwilligung des Empfängers.

Sie sollten Ihre Kunden deshalb fragen, ob Sie mit dem Empfang elektronischer Rechnungen einverstanden sind. Bei einer ausdrücklichen Zustimmung steht dem Versand nichts mehr im Wege.

Hat Ihr Kunde mehrere Rechnungen auf elektronischem Wege akzeptiert, ohne Widerspruch einzulegen, können Sie das auch als Zustimmung werten.
Wenn ein Kunde seine Rechnungen nicht elektronisch empfangen möchte, müssen Sie ihm die Rechnungen in Papierform zukommen lassen.

Elektronischer Rechnungsversand

Sie haben sich entschieden, Ihren Kunden die Rechnungen digital zur Verfügung zu stellen? Prima!
Für den rechtssicheren Versand von Rechnungen haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

• Versand per E-Mail
• Übermittlung per Fax
• Bereitstellung über das Internet
  
  

Versand per E-Mail

Rechnungen sollten nicht per E-Mail verschickt werden.
Die Übertragungswege sind undurchsichtig und der Versand erfolgt unverschlüsselt. Sie wissen nicht, wer Ihre Nachricht mitgelesen, gespeichert oder gar verändert hat.

Übermittlung per Fax

Die Übertragung per Fax gilt nur zum Teil als „elektronische Rechnung“.
Per Standard-Fax empfangene Rechnungen gelten in Deutschland als Papierrechnungen – per Computer-Fax oder Fax-Server übermittelte Rechnungen als elektronische Rechnung.
Da die wenigstens Privatpersonen zuhause ein Faxgerät besitzen, ist dieser Weg der Übertragung nicht wirklich geeignet.

Bereitstellung über das Internet

Die beste Lösung: Bieten Sie Ihren Kunden einen persönlichen Download-Bereich an. Sie kennen solche Downloadbereiche bestimmt von Ihrem Telefon- oder Mobilfunkanbieter.
In einem Downloadbereich können Sie Ihren Kunden alle Rechnungen zum Download zur Verfügung stellen. Sie speichern die Rechnung im Kundenbereich ab – der Kunde erhält automatisch eine E-Mail über die Bereitstellung der Rechnung.
Sie können diesen Kunden-Bereich auch nutzen, um weitere Informationen bereitzustellen: Ihre AGB haben sich geändert? Sie haben ein tolles Sommerangebot für Ihre Kunden?
Nutzen Sie den Weg des Downloadportals, um mit Ihren Kunden zu kommunizieren.

Hier einige Ideen zur Kommunikation

Für KFZ-Betriebe:

• Erinnern Sie Ihre Kunden an fällige Reifenwechsel oder Inspektionen – vielleicht kombiniert mit einer Rabatt- oder Angebots-Aktion.
• Verschicken Sie Aktionscodes für Rabatte oder Bonus-Punkte an besondere Kunden.
• Bieten Sie als KFZ-Betrieb Ihren Kunden einen sicheren Raum für die Ablage von Fahrzeugschein oder TÜV-Unterlagen, Garantie-Belege oder Bedienungsanleitungen.
• Geben Sie Hersteller-Informationen und –Aktionen bekannt oder nutzen Sie Ihr Portal als „Showroom“ für neue Modelle
  
  

Für Handwerksbetriebe:

• Besondere Bodenbeläge, Fliesen oder Design-Armaturen im Angebot? Angebotsflyer für Ihre Bestandskunden erhalten mehr Sichtbarkeit als Postwurfsendungen.
• Ihr Betrieb wurde ausgezeichnet oder Sie feiern ein Jubiläum? Feiern Sie mit Ihren Kunden!
• Neue Preislisten, AGB oder weitere Dienstleistungen? Schnell haben Sie diese Informationen online mit Ihren Kunden geteilt.
  
  

Für Landschaftsgärtner

• Erinnern Sie an bestimmte Pflanzzeiten oder stellen Sie Saisonpläne bereit
• Sie haben tolle Garten-Accessoires im Angebot? Zeigen Sie sie Ihren Kunden!
• Tipps und Tricks für die Gartenpflege bieten Ihren Kunden einen Mehrwert und helfen der Kundenbindung.

Bestimmt haben Sie noch zahlreiche andere Ideen, wie Sie mit Ihren Kunden in Kontakt treten können.

Elektronische Dokumente einfach rechtssicher aufbewahren!

Ihre Rechnungen sollten Sie digital aufbewahren und elektronisch archivieren. So sparen Sie Zeit und Kosten. Außerdem ist bei der elektronischen Archivierung Ihrer Rechnungen gewährleistet, dass Sie alles direkt wiederfinden und Sie die gesetzlichen Anforderungen einhalten.

Alles zur elektronischen Archivierung finden Sie hier: Elektronische Archivierung mit CenterDevice