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Cathrin Ribbrock 12.04.2022 10:05:38 2 Min. Lesezeit

Digitale Rechnungsfreigabe

Ich weiß nicht, wie das in Ihrem Unternehmen läuft, aber häufig sind Freigabeprozesse so richtig nervig. Dabei muss es sich noch nicht mal um große Projekte mit vielen involvierten Personen handeln, gerade die vielen kleinen Abstimmungen Tag für Tag kosten Unmengen Zeit und Nerven.

Die PR-Abteilung benötigt die Freigabe eines Zitats für eine Pressemitteilung, der Artikel für den Unternehmensblog muss redigiert werden, die Präsentation bei einem wichtigen Kunden soll noch einen 4-Augen-Check durchlaufen. Besonders der Rechnungsfreigabe-Prozess bedeutet in vielen Unternehmen einen immensen Zeitaufwand.

Freigabe-Prozesse können nerven!

Nach zahlreichen E-Mails, Kommentaren und Änderungen erfolgt dann irgendwann die Freigabe. Per E-Mail, per Slack, quer über den Schreibtisch …  „Denkst Du noch an die Freigabe? Ich habe Dir eine E-Mail geschickt!“ Schnell ist das nicht. Und transparent erst recht nicht.

In den meisten Fällen mag das zwar gut gehen, passiert dann aber doch mal ein großer Fehler, ist nicht mehr nachzuvollziehen, wer was wann freigegeben hat.

Digitale Rechnungsfreigabe beschleunigen

Besser ist es also, sich Freigaben direkt digital am Dokument einzuholen. Mit einem Klick bestätigt oder abgelehnt, sind diese Freigaben dann für alle Berechtigten direkt einzusehen. Diese Informationen sind mit dem Dokument untrennbar verbunden, so dass Sie nur noch an einer Stelle nachsehen müssen, wer was wann dazu entschieden hat.

In modernen Systemen ist das ganz einfach in der Anwendung. Sobald Sie für ein Dokument eine Freigabe anfordern, erhält der oder die Entscheider*in eine Benachrichtigung , z.B. als E-Mail. Sie wiederum erhalten eine Benachrichtigung, wenn die Freigabe erfolgt ist oder abgelehnt wurde.

Übrigens: Das funktioniert nicht nur für die täglichen Dokumente und Dateien, die in Marketing-, PR- oder Sales-Teams abgestimmt werden, sondern z.B. auch für Rechnungen und Angebote.

Praxistipp: Achten Sie darauf, dass Ihr Cloud-System protokollierbare Freigaben unterstützt, damit Sie Freigabeprozesse beschleunigen können.

Elektronische Dokumente einfach rechtssicher aufbewahren!

Ihre Rechnungen sollten Sie digital aufbewahren und elektronisch archivieren. So sparen Sie Zeit und Kosten. Außerdem ist bei der elektronischen Archivierung Ihrer Rechnungen gewährleistet, dass Sie alles direkt wiederfinden und Sie die gesetzlichen Anforderungen einhalten.

Alles zur elektronischen Archivierung finden Sie hier: Elektronische Archivierung mit CenterDevice

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Cathrin Ribbrock

Head of Marketing @ CenterDevice GmbH