Skip to content
Cathrin Ribbrock 12.04.2022 14:06:26 3 Min. Lesezeit

Scannen und wiederfinden

Mit einem kleinen Praxisbeispiel möchte ich in diesem Blogbeitrag kurz erläutern, wie man Dokumente sekundenschnell speichert und sekundenschnell wiederfindet.

Alles, was Sie dafür brauchen, ist ein Zugang zu CenterDevice, (den bekommen Sie hier 30 Tage kostenlos zum Testen) und die CenterDevice-App für Ihr Smartphone oder Tablet. (Hier gibt es die iOS-Version und hier die Version für Ihr Android-Gerät).

So sieht es in der Praxis aus

Im Posteingangskorb befinden sich zahlreiche Papiere, Briefe, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und viele andere Unterlagen. Natürlich können Sie alles feinsäuberlich in Ordner abheften und nach dem Alphabet sortiert in den Aktenschrank stellen, dann ist es aber nicht so einfach, die Dokumente blitzschnell wiederzufinden.

Deswegen unser Tipp: Scannen Sie einfach alles ein. Das geht superschnell mit der Import-Funktion unserer Apps.

  • Dokument oder Beleg bereitlegen
  • Scannen Sie das Dokument
  • Wählen Sie den Ausschnitt
  • Bearbeiten Sie die Datei oder fügen Sie Seiten hinzu
  • Wählen Sie die Sammlungen
  • Wählen Sie Schlagwörter

Sie klicken auf „Importieren“, dann auf „Dokument oder Beleg scannen“, bringen Ihr Gerät in eine zentrale Position über das Dokument und drücken auf den Auslöser. Über das „Zuschneide-Werkzeug“ können Sie den Zuschnitt anpassen. Die Schritte „auslösen und zuschneiden“ können Sie einfach wiederholen, wenn Sie mehrseitige Dokumente vorliegen haben. Klicken Sie dazu auf das „Plus“ rechts im Bild.

Passen Sie den Dateinamen an, vergeben Sie dann einige aussagekräftige Tags (Schlagwörter) für Ihre Datei, wählen Sie eine Sammlung aus und klicken Sie auf „Senden“.

Bei einseitigen Dokumenten dauert der gesamte Scan-Vorgang nur wenige Sekunden, auch für mehrseitige Dokumente benötigen Sie nicht viel länger.

Sekundenschnelles Wiederfinden

Sind Ihre Dokumente einmal hochgeladen, finden Sie sie ganz einfach wieder.

  • Suchen Sie nach dem Dateinamen oder
  •  Suchen Sie nach einem Wort aus dem Inhalt oder
  • Suchen Sie nach einem Schlagwort

Wenn Sie ein Dokument in CenterDevice speichern, durchläuft es eine Texterkennung. Entweder wird der mitgelieferte Volltext erkannt oder die OCR erkennt den Text im Dokument. Diese Informationen werden in einem Index gespeichert, so dass Sie an jetzt jederzeit jedes Dokument wiederfinden. 

Nutzung von anderen Scan-Apps

Wenn Sie eine andere App wie z. B. Swiftscan nutzen, können Sie die Scans entweder importieren (Importieren / iPhone / Dokument auswählen) oder Sie nutzen die „share extension“ und speichern die Dokumente über „Speichern in CenterDevice/Nach CenterDevice kopieren“ direkt ab.

nach-CenterDevice-kopieren

Scan-Funktion am PC oder Mac

Natürlich können Sie auch Dokumente, die Sie über Ihren Scanner oder Kopierer digitalisiert haben, in CenterDevice speichern und extrem schnell finden. 

Für die meisten Dokumente sind diese Scans ausreichend, um der Aufbewahrungspflicht zu genügen. (An welche Aufbewahrungsfristen sich Unternehmer halten müssen, lesen Sie hier).

Sie sparen eine Menge Zeit und Platz, wenn Sie Ihre Dokumente sicher digital ablegen. Natürlich werden alle Dateien verschlüsselt übertragen und sind verschlüsselt gespeichert! 

avatar

Cathrin Ribbrock

Head of Marketing @ CenterDevice GmbH ☁️ Simplify your daily business!