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Fabian Michel 12.04.2022 09:27:25 4 Min. Lesezeit

Software für GoBD konforme Archivierung

Woran denken Sie, wenn Sie das Wort Archiv hören? Vermutlich nicht zuerst an Software, sondern an zahllose Ordner, meterweise einsortiert in Regalen, abgeheftete Rechnungen und Belege, ohne Übersicht darüber, was genau wo abgelegt ist?

Dann sollten Sie neu denken – nämlich an ein digitales und rechtssicheres Archiv!

Übrigens: Wenn Sie Ihren Rechnungseingang schon digitalisiert  haben, können Sie Ihren Workflow einfach um einen weiteren Schritt ergänzen. Ihre Dokumente werden direkt ins Archiv verschoben, so dass Sie alle unten geschilderten Vorteile sofort nutzen können.

Die Vorteile eines digitalen Archivs:

  • Sie sparen Platz und Kosten, wenn Sie Ihre Dokumente digital ablegen. Per E-Mail empfangene Rechnungsanlagen können automatisch im Cloud-Speicher hochgeladen und zur weiteren Prüfung freigegeben werden. Ausdrucken unnötig!
  • Sie finden alles sofort wieder. Die Dokumente in Ihrem digitalen Archiv sind komplett durchsuchbar. Dabei ist es egal, ob es sich um gescannte Dateien oder um digitale Dokumente handelt. Sie geben einfach einen Suchbegriff ein und haben in wenigen Sekunden Zugriff auf das Dokument.
  • Moderne Cloudspeicher ermöglichen die schnelle Einrichtung eines GoBD-konformen Archivs. Das klingt erst einmal harmlos, hat es aber richtig in sich. Denn in der sogenannten GoBD sind rechtsverbindlich die Vorschriften gesammelt, an die sich jedes Unternehmen halten muss.

Software für GoBD-konforme Archivierung

Die Anforderungen an die digitale Aufbewahrung von Dokumenten, sind in den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) festgehalten:

  • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung
    • Zeitnah, richtig, vollständig
    • Ordnung und leichte Auffindbarkeit
    • Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit
    • revisionssichere Archivierung
    • unlöschbar und unverlierbar 

Nutzen Sie daher eine Software, die Ihnen GoBD-konforme Archivierung ermöglicht. So sind Sie auf der sichere Seite bei der Einhaltung der rechtsverbindlichen Vorschriften.

Revisionssicherheit in digitalen Archiven

Was ist ein revisionssicheres Archiv?

Revisionssicheres Archivieren bedeutet, dass alle Änderungen dokumentiert werden und nachvollziehbar sein müssen. Moderne Dokumentenmanagementsysteme stellen eine Versionierung der Dokumente bereit. So können Sie diese Anforderung einfach erfüllen.

Versionierung bedeutet, dass Ursprungsdatei erhalten bleibt und für jede Bearbeitung eine neue Version dieser Datei abgespeichert wird. Die Nutzer sehen im Normalfall nur die aktuelle Version. Im Falle einer Prüfung kann aber der Bearbeitungsverlauf lückenlos nachvollzogen werden. Revisionssicher gespeicherte Dokumente können nicht geändert oder manipuliert werden.

Die GoBD verlangt, dass diese Grundsätze während der gesamten Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt werden und erhalten bleiben. Daher sollten Sie bei Ihrem digitalen Archiv darauf achten, dass es Sie bei der Einhaltung der GoBD und der Revisionssicherheit unterstützt.

Aufbewahrungsfristen

Was ist zum Thema Aufbewahrungsfristen zu beachten, wer muss eigentlich archivieren und was muss wie lange archiviert bleiben?

 https://www.centerdevice.de/welche-unterlagen-aufheben/

Praxistipp: Bestehen Sie darauf, dass Ihr Cloud-System ein GoBD-Testat von einem unabhängigen, anerkannten Prüfer hat. Damit stellen Sie sicher, dass Sie alle rechtlichen Rahmenbedingungen zur GoBD-konformen Archivierung erfüllen können. Achten Sie darauf, dass Ihr Archiv nicht „tot“ ist, sondern dass Sie den vollen Komfort eines Cloud-Systems nutzen können.

Mehr zur elektronischen Archivierung finden Sie hier. 


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