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Cathrin Ribbrock 19.04.2022 17:42:08 3 min read

Einfache Versionierung von Dokumenten

Stellen Sie sich vor, Sie suchen die Präsentation zu den „Kennzahlen im Marketing“.  Sie haben sich durch eine Anzahl von Ordnern und Unterordnern geklickt, auf Ihrem lokalen Dateisystem und in geteilten Laufwerken gesucht, um dann das hier vorzufinden:

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Sie fragen den Kollegen, der an der Präsentation mitgearbeitet hat, welche Datei die richtige ist.
Als Antwort schickt er Ihnen eine E-Mail mit einem Dateianhang: „Das müsste die aktuellste Version sein“. 

Versionierung von Dokumenten

Natürlich ist es sinnvoll und notwendig, verschiedene Bearbeitungsstände und überarbeitete Versionen zu speichern, das wird Ihnen jeder bestätigen, dem nach vier Stunden Arbeit ohne Zwischenspeichern das Programm abgestürzt ist. Die Frage aber ist: Wie müssen Sie Ihre die digitale Ablage von Dokumenten organisieren, wenn Sie mit mehreren Personen an einer Datei arbeiten wollen?

Besonders kompliziert wird es bei der Zusammenarbeit mit externen Mitarbeiter:innen, oder wenn Sie im Homeoffice arbeiten und keinen Zugriff auf die Daten im Firmennetz haben.

Dann werden Dateien per E-Mail verschickt, auf den Rechnern lokal gespeichert, bearbeitet und weitergeschickt. Diese verschiedenen Versionen werden oft noch mal überarbeitet und wieder an den Verteilter gesendet.

Und die Folge daraus? Unzählige Dateien mit den unterschiedlichsten Namen an den unterschiedlichsten Speicherorten. Der Aufwand, aus diesem Datei-Wirrwarr eine finale Version zu erstellen, ist immens hoch.

Dokumente richtig versionieren

Nutzen Sie eine Dokumentenmanagement Software mit Collaboration-Funktion. So können alle Mitarbeitenden jederzeit auf Dokumente zugreifen, egal wo sie sich gerade aufhalten.
Auch sollten Sie darauf achten, dass Sie die Dateien in der Anwendung einfach versionieren können.

Für die einfache Datei- und Versions-Organisation auf Netzlaufwerken werden häufig von den Autoren der einzelnen Versionen Suffixe zum Dateinamen vergeben, wie V1, V2 oder auch eine einfache Nummerierung. Das  kann helfen, bedeutet aber auch, dass jeder sich strikt daran halten muss.

In der Praxis funktioniert das selten: Ist der Dateiname zu lang und wird in der Übersicht abgeschnitten, wird schnell die Zahl vor die Datei gesetzt.
Auch werden Dateinamen oft mit dem Namen des Bearbeiters versehen, um nachvollziehen zu können, wer etwas geändert hat.

Die Aufgaben einer Versionierung sind also:

  • Übersichtliche Versionshistorie mit Datum und Autor
  • Protokollierung und Kommentierung aller Änderungen an der Datei
  • Einsicht in alle vorherigen Bearbeitungsstände
  • Wiederherstellung von alten Versionen. Änderungen, die versehentlich erfolgt sind, können so wieder rückgängig gemacht werden
  • Alle Berechtigten sehen zu jeder Zeit die aktuellste Version
  • Die Versionierung funktioniert unabhängig vom Dateinamen

Die Unterstützung von Software bei der Versionierung ist also fast unumgänglich, wenn Sie in Ihrem Unternehmen produktiv arbeiten möchten.

CenterDevice unterstützt Sie bei der einfachen und sicheren Dokumentenversionierung. 


Sie wollen mehr über einfaches und sicheres Dokumentenmanagement erfahren? Hier haben wir alle Infos für Sie zusammengestellt. 

 

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Cathrin Ribbrock

Head of Marketing @ CenterDevice GmbH