Was ist ein DMS?

Was ist eigentlich ein DMS (Dokumentenmanagementsystem)? Und brauche ich das für mein Unternehmen? In diesem Beitrag beantworten wir fünf wichtige Fragen rund ums Thema Dokumentenmanagement. 

1.  Was ist ein DMS?

DMS steht als Abkürzung für „Dokumenten-Management-System“. Dokumente gehören zum Arbeitsalltag in Unternehmen, egal ob Briefe, Rechnungen und Belege, Angebote, Präsentationen oder Verträge – jeden Tag fallen Unmengen an digitalen Dokumenten an.

Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen, diese Dokumente strukturiert abzulegen, zu verwalten und zu verteilen.
So ist gewährleistet, dass jeder zu jeder Zeit genau auf das Dokument zugreifen kann, das er oder sie benötigt.

2.  Welche Arten von DMS gibt es?

Auf dem Markt gibt es viele verschieden Arten von Dokumentenmanagement-Systemen.

Das können Open Source DMS Systeme sein, On Premise Software – also Software, die bei Ihnen auf dem Rechner oder Server installiert ist, oder auch Cloud DMS Systeme.
Wir empfehlen hier, auf testierte Cloud Software aus Deutschland zu setzen, da so gewährleistet ist, dass Ihre Dokumente sicher gespeichert sind und die Software jederzeit auf dem neuesten Stand ist.

Ein wichtiges Testat für Cloud Software ist das C5 Testat des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik. Der C5 (Cloud Computing Compliance Controls Catalogue) ist für Cloudprodukte das derzeit wichtigste und umfangreichste Testat und wird vom BSI für alle Cloudprodukte, die von Bundesbehörden und -ministerien eingesetzt werden, vorgeschrieben.

 Mehr zu den Vorteilen eines Cloud DMS finden Sie hier: → Ratgeber: Dokumentenmanagement

3.  Warum ist ein DMS für Ihr Unternehmen wichtig?

Ein DMS hilft Ihnen dabei, Ihre Dokumente strukturiert abzulegen und zu verwalten.

Sie gewinnen Zeit durch den schnelleren Zugriff auf Ihre Dokumente. Mit einer Volltextsuche können Sie Ihren kompletten digitalen Dokumentenbestand – inklusive Archiv – blitzschnell durchsuchen und finden alles wieder.

Außerdem sparen Sie Kosten und Material, sei es Papier, Drucker oder bei Wartung von lokal installieren Systemen.

Die Zusammenarbeit im Unternehmen wird besser! Ihre Mitarbeiter:innen sind jederzeit informiert und haben von überall Zugriff auf alle relevanten Dokumenten.

4.  Was muss ein gutes Dokumentenmanagementsystem können?

Ein DMS (Dokumentemanagementsystem) sollte die sichere und verschlüsselte Ablage für Ihre sensiblen Unternehmensdokumente sein. Im besten Fall verfügt es auch über eine GoBD-konforme Archivierung, so dass Dokumente über den gesamten Lebenszyklus in einem System verbleiben können.

Achten Sie darauf, dass der sichere Zugriff von überall gewährleistet ist – und darauf, dass nur die Menschen Dokumenten sehen dürfen, für die sie auch eine Berechtigung haben.

Ein gutes DMS muss die Zusammenarbeit unterstützen und durch Workflows die Arbeit erleichtern. Mit einem einfachen Workflow für die Rechnungsfreigabe können Sie beispielsweise jeden Tag viel Zeit einsparen.

Achten Sie darauf, dass Ihr DMS über eine Funktion zur Versionierung von Dokumenten verfügt. So sehen Sie jederzeit das aktuelle Dokument und müssen nicht mehr raten, welche “Final-final-Version2”-Datei die richtige ist.

5.  Wie viel kostet ein DMS?

Diese Frage lässt sich pauschal nicht beantworten. Natürlich scheint ein Open Source DMS auf den ersten Blick sehr günstig zu sein, während Sie für einen Arbeitsplatz bei einem On Premise Lösung gut bei 100 € starten.

Bei CenterDevice starten Sie – inklusive GoBD-konformem Archiv – mit 20 € pro Nutzer im Monat. Probieren Sie es aus: Hier erfahren Sie mehr zum Thema Dokumentenmanagement und können unsere Lösung 30 Tage kostenlos testen!