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Cathrin Ribbrock 12.04.2022 09:40:30 3 Min. Lesezeit

Wiedervorlagen für Dokumente

Neulich habe ich meinen Desktop aufgeräumt und neu sortiert. Ich habe ein Dokument geöffnet und im selben Moment fiel mir siedend heiß ein, dass die Deadline für diesen Artikel schon vor zwei Tagen war. Frist versäumt, nicht das erste Mal.
Als ich die Datei gespeichert habe, dachte ich mir noch: Klar, liegt auf dem Desktop, natürlich denke ich daran. Aber Pustekuchen, ich hab’s vergessen.Wie schön wäre es gewesen, wenn ich mich automatisch an Dokumente hätte erinnern lassen können? Klar, ich hätte mir in meinem ToDo-Programm eine Erinnerung einrichten können – wenn ich daran gedacht hätte. Aber viel praktischer wäre doch eine Erinnerung direkt am Dokument, die ich beim Speichern sofort anlegen kann, oder?

Wiedervorlagen für Mietverträge, Wartung oder Dienstleistungen

Ich denke da auch im Besonderen an Verträge für Miete, Wartung oder Dienstleistungen. Viele Verträge heute sind Abos und Laufzeitverträge. Die Kündigungszeiten sind bares Geld wert, denn je nach Abomodell und auslaufenden Rabatten können Sie bei rechtzeitiger Kündigung oder Prüfung viel sparen!

Deswegen unterstützen moderne Dokumentenmanagementsysteme Wiedervorlagen. Das sind Datumsangaben, zu denen ich automatisch vom System an das Dokument erinnert werde.

Erinnerung für Fristen 

Der Vorteil bei der Erinnerung direkt an digitalen Dokumenten im Vergleich zu einer Erinnerung im Terminkalender liegt auf der Hand: Ich muss das passende Dokument nicht mehr suchen – ich habe es direkt vorliegen, ganz egal, ob es zwei Monate oder fünf Jahre her ist, dass ich es abgespeichert habe. Zum gewünschten Zeitpunkt erhalte ich eine Benachrichtigung, z.B. als E-Mail mit einem Link aufs Dokument, und im besten Fall habe ich bei der Einrichtung der Erinnerung noch eine Notiz dazu geschrieben. So habe ich alle relevanten Informationen direkt zur Hand und vergesse nie wieder eine Frist.

Praxistipp: Achten Sie darauf, dass Ihr Cloud-System Wiedervorlagen unterstützt, damit Sie nie wieder eine Frist versäumen. Am besten legen Sie die Wiedervorlage (falls nötig) immer direkt beim Speichern eines Dokument an.

Um Ihnen Orientierung zu bieten, haben wir ein E-Book geschrieben. Darin lernen Sie, worauf es bei einem modernen Dokumentenmanagementsystem wirklich ankommt und welche Funktionalitäten Sie unbedingt brauchen. Wir zeigen Ihnen ganz konkrete Lösungen für ganz konkrete Fragen, mit denen Sie viele Ihrer wichtigsten Prozesse enorm beschleunigen und dabei Ihre Nerven schonen. Außerdem lernen Sie, welche Anforderungen Sie an die Sicherheit Ihres Dokumentenmanagementsystems stellen sollten.

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Cathrin Ribbrock

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